Mais e mais empresas estão terceirizando o gerenciamento de projetos ou contratando profissionais para lidar com essa tarefa. Com as mudanças na indústria, pode ser difícil encontrar pessoas qualificadas que estejam no topo das últimas tendências e estratégias. Somente 2,5% das organizações concluem com sucesso todos os seus projetos. Um escalonamento de 70 por cento dos projetos falham. Considerando esses números, você pode se perguntar se vale a pena contratar um gerente de projetos. Assim como tudo mais, há vantagens e desvantagens a considerar. Um gerente de projeto qualificado pode reduzir suas despesas, agilizar o gerenciamento do fluxo de trabalho e ajudar a expandir seus negócios.
Profissionais de gerenciamento de projetos
Se você está administrando uma pequena empresa ou uma organização estabelecida, talvez não seja capaz de lidar com todos os tipos de projetos do início ao fim. Certos projetos são extremamente complexos e têm um prazo apertado ou exigem habilidades especiais que sua equipe pode não ter. Um gerente de projeto qualificado pode ajudá-lo a organizar e gerenciar as tarefas mais demoradas. Um gerente de projetos experiente também irá motivar sua equipe, gerenciar recursos, medir resultados, fornecer feedback e encontrar maneiras de aumentar a qualidade e reduzir custos ou tempo. Outras habilidades de gerenciamento de projetos incluem técnicas de agendamento aprimoradas, respostas a mudanças, melhor comunicação, controle de qualidade e gerenciamento de riscos.
Definição eficiente de metas
A maioria dos projetos falha simplesmente porque os gerentes não têm um objetivo claro. Em 2013, menos de um terço de todos os projetos foram entregues dentro do prazo e dentro do orçamento alocado. Por esse motivo, a definição de metas SMART é primordial. Os objetivos SMART são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e limitados no tempo. É isso que a sigla SMART significa. As metas SMART garantirão que seus projetos sejam entregues no prazo, sem exceder o orçamento. Os gerentes de projeto profissionais têm a experiência e as ferramentas necessárias para criar previsões, gerenciar os custos do projeto e determinar os riscos em todo o ciclo de vida do projeto.
Comunicação Melhorada
O gerenciamento de projetos permite uma comunicação mais eficiente entre os líderes e outros funcionários envolvidos no projeto. Gerentes de projeto experientes são eficazes no gerenciamento de partes interessadas que são críticas para o sucesso do projeto. Os gerentes de projeto mantêm a coesão da equipe, facilitam as reuniões, solicitam especialistas, debatem ideias e monitoram o feedback em tempo real. A comunicação é facilmente o aspecto mais crítico de qualquer projeto e é uma habilidade necessária para todos os profissionais do projeto.
Maior satisfação do cliente
Os projetos podem oferecer novos recursos e abrir novos serviços ou produtos para encantar os clientes, ou projetos podem contribuir para reduzir custos para os clientes. Como as metodologias de gerenciamento de projetos priorizam fatores de qualidade, como os recursos que os clientes desejam, as empresas com gerenciamento de projetos bem-sucedidos obtêm maior satisfação do cliente. Isso se traduz em mais receita e crescimento de negócios. Sua organização será conhecida por oferecer excelentes resultados.
Alto nível de especialização
Ao contratar um gerente de projetos ou projetos de terceirização, sua empresa se beneficiará de um alto nível de especialização. As pessoas da sua organização aprenderão coisas novas e obterão uma nova perspectiva que contribuirá para o crescimento profissional delas. Além disso, o gerenciamento de projetos liberará seu tempo para que você possa se concentrar nos aspectos centrais do seu negócio. Um gerente de projetos experiente será capaz de articular o processo do projeto e gerenciar todas as áreas do projeto, incluindo pessoal e conformidade.
Avaliação de risco precisa
Mais de 75% das empresas não confiam no sucesso do projeto. O excesso de retrabalho, a escassez de escopo, a comunicação deficiente e os objetivos pouco claros costumam ser os culpados. O gerenciamento de projetos permite que você assuma riscos calculados e aloque recursos com mais eficiência. Você identificará quais são os riscos antes mesmo de começar. Dessa forma, você pode planejar qualquer problema nos estágios iniciais e tomar decisões mais inteligentes à medida que os riscos surjam ao longo do ciclo de vida do projeto. O gerenciamento eficaz de riscos também permite que você aproveite riscos ou oportunidades positivos quando eles surgirem.
Gerenciamento de Projetos Contras
Se um gerente de projeto não tiver a experiência ou o conhecimento corretos, há muitos problemas que podem surgir. Perda de recursos, problemas de agendamento, problemas de segurança e conflitos interpessoais são as principais desvantagens do gerenciamento de projetos. Além disso, sua organização pode incorrer em altos custos terceirizando o trabalho ou contratando novos funcionários para concluir o projeto. Às vezes, o gerenciamento de projetos pode interferir em suas operações diárias ou ficar muito errado.
Altos custos
Se você está contratando um gerente de projeto, espere investir em software especializado. Esses programas podem ser caros e difíceis de implementar. Como sua equipe também irá usá-los, eles podem precisar de treinamento. Dependendo de suas necessidades, você também pode ter que contratar especialistas no assunto ou especialistas para ajudar em um projeto. Muitas vezes, haverá um empurrão das partes interessadas para incluir recursos que não foram planejados inicialmente. Todos esses problemas podem aumentar rapidamente o custo de um projeto.
Complexidade Aumentada
O gerenciamento de projetos é um processo complexo com vários estágios. Alguns especialistas tendem a complicar todos os processos, o que pode confundir sua equipe e causar atrasos na entrega do projeto. Eles também podem se tornar rígidos ou precisos em seus planos, criando um ambiente estressante dentro da organização. Normalmente, projetos com um escopo amplo serão mais complexos, especialmente se não houver uma equipe dedicada exclusivamente ao trabalho no projeto. Os membros da equipe multifuncional podem ficar para trás em seu trabalho diário, adicionando uma camada adicional de complexidade.
Sobrecarga de comunicação
Quando você contrata uma equipe de gerenciamento de projetos, novos funcionários ingressam na sua empresa. Isso adiciona uma camada extra de comunicação e nem sempre corresponde à sua cultura organizacional. É por isso que os especialistas recomendam manter sua equipe o menor possível. Quanto maior a equipe, maior a sobrecarga de comunicação. Às vezes, uma grande equipe é necessária para um projeto, por isso é importante encontrar gerentes de projeto que tenham fortes habilidades de comunicação em uma diversidade de pessoas.
Falta de criatividade
Às vezes, o gerenciamento de projetos deixa pouco ou nenhum espaço para criatividade. Líderes de equipe ou se concentram excessivamente nos processos de gerenciamento ou estabelecem prazos apertados, forçando sua equipe a trabalhar dentro de parâmetros rígidos. Isso pode desestimular o pensamento criativo e dificultar a inovação que possa beneficiar o projeto. É importante que um gerente de projeto saiba quando inspirar a criatividade e quando seguir estritamente o plano do projeto.
Uma organização pode crescer e alcançar sucesso sem uma equipe de gerenciamento de projetos. No entanto, contratar um profissional capacitado para lidar com esses aspectos pode abrir novas oportunidades e ajudar sua empresa a atingir suas metas mais rapidamente.
