Os princípios contábeis geralmente aceitos descrevem as regras contábeis para transações financeiras. As empresas que vendem produtos costumam usar amostras de produtos para mostrar opções aos clientes. Essas amostras podem ser fabricadas ou compradas pela empresa. Em ambos os casos, há um custo para as amostras. Existem vários métodos permitidos de contabilizar essas amostras no GAAP.
Regras GAAP para despesas
De acordo com os princípios GAAP, as despesas devem ser registradas no período que contém as receitas relacionadas. Se as despesas não puderem ser vinculadas diretamente às receitas, elas devem ser contabilizadas no período em que são incorridas. Para incorrer em uma despesa, a empresa deve ser legalmente responsável por ela. A despesa não precisa necessariamente ser paga, apenas contratada. Por exemplo, se uma empresa aluga um espaço de escritório, o aluguel de cada mês deve ser contabilizado nesse mês, mesmo que o aluguel ainda não tenha sido pago. Para amostras de produtos, os princípios GAAP permitem a despesa imediata das amostras quando a empresa as compra ou a capitalização e o adiamento de parte do custo para períodos futuros.
Implantação imediata de amostras de produtos
Mesmo que amostras de produtos possam ser usadas durante vários períodos contábeis ou até mesmo vários anos, o GAAP permite que elas sejam contabilizadas quando compradas inicialmente. Isso se deve ao fato de que as amostras não podem ser correspondidas diretamente com as receitas relacionadas. Muitos clientes e potenciais clientes podem visualizar as amostras. Alguns podem fazer uma compra e outros não. A contabilização das amostras permite que a empresa reconheça o custo quando incorrido, em vez de tentar determinar a quais períodos futuros a despesa pertence. Para contabilizar a despesa, debite Amostras ou Suprimentos na demonstração de resultados e no crédito, no Banco ou no Contas a Pagar, dependendo se as amostras foram pagas.
Exemplos de produtos capitalizados
Se as amostras do produto puderem ser rastreadas para uma venda específica, elas podem ser capitalizadas e, em seguida, gastas no período das receitas relacionadas. Por exemplo, se amostras de aparas de madeira personalizadas fossem criadas para um cliente específico em maio, uma empresa poderia capitalizar os custos nos livros e expô-los quando o cliente fizer a compra em setembro. Os lançamentos contábeis iniciais são um crédito para Dinheiro ou Contas a Pagar e um débito para Despesas Antecipadas. Quando o custo é contabilizado, a conta Despesas pré-pagas é creditada e a conta Amostras ou Suprimentos é debitada.
Amostras Obsoletas
Se uma empresa optar por capitalizar as amostras de produtos e gastá-las em um período futuro ou em vários períodos, ela deverá analisá-las regularmente para garantir que elas ainda sejam utilizáveis. Se uma amostra de produto capitalizada se tornar obsoleta ou não for usada pela empresa por mais tempo, ela deve ser baixada nesse período. Isso também vale se a amostra estiver danificada e não puder mais ser usada.
