Uma solicitação de propostas (RFP) é o estágio inicial de um processo de aquisição ou o processo de obtenção de bens ou serviços necessários. O pedido de propostas convida potenciais fornecedores a apresentar uma proposta para a mercadoria ou serviço que sua empresa precisa. Este pedido de propostas torna a aquisição dos bens ou serviços necessários sistemáticos e competitivos e permite que a sua empresa selecione a melhor opção entre soluções criativas de vários fornecedores.
Descrição
Uma solicitação de propostas não é apenas uma solicitação de estimativa de preço, mas uma solicitação de um relatório detalhado que inclui informações e histórico básico da empresa, dados financeiros, habilidades técnicas, informações sobre o produto e referências de clientes verificáveis. A solicitação de propostas geralmente inclui descrições detalhadas do item, projeto ou serviço solicitado, a fim de obter respostas precisas dos provedores. Normalmente, a solicitação de propostas não é aberta ao público, mas enviada para uma lista de provedores em potencial previamente aprovada.
Função
Um pedido de propostas serve para obter os fatos e números necessários para garantir decisões de negócios sólidas para projetos complexos. Por meio do processo de RFP, as empresas precisam competir para fornecer a melhor proposta para a commodity ou serviço em questão, a fim de conquistar o negócio do comprador. Isso permite que o comprador examine várias opções para obter a melhor combinação de qualidade, termos e serviços com o melhor preço possível. A solicitação de propostas também é usada para incentivar os fornecedores a criar soluções criativas para os problemas de negócios apresentados na RFP. Como o processo de solicitação de propostas pode ser longo e prolongado, ele só deve ser usado quando necessário para projetos complicados.
Benefícios
Um pedido de propostas torna o seu interesse em aquisições conhecido por vários fornecedores e incentiva os fornecedores a oferecer o melhor produto ou serviço pelo melhor preço. Desde o início, os provedores em potencial estão cientes de que o processo de seleção é altamente competitivo. O processo de RFP exige que o comprador especifique o que planeja comprar e que os fornecedores respondam de fato à solicitação. Por meio de um procedimento estruturado de avaliação e seleção, empresas e organizações podem mostrar sua objetividade no processo de seleção.
Desvantagens
O processo de RFP também tem suas desvantagens. Como as solicitações de propostas exigem muito esforço da parte do comprador e do fornecedor, elas podem ser muito demoradas. O tempo e o esforço necessários para preparar documentos e planejar reuniões podem causar atrasos. Devido à quantidade de tempo e dificuldade em responder a uma solicitação de propostas, algumas empresas podem decidir não participar. Definir exatamente o que a empresa quer comprar pode ser difícil, e requisitos pouco claros geralmente resultam em propostas insatisfatórias de fornecedores em potencial. Além disso, as propostas podem ser demoradas e difíceis para a empresa de compras avaliar efetivamente.
Elementos chave
Pedidos bem escritos de propostas devem incluir vários elementos-chave. Além de elementos básicos, como um resumo do negócio a ser realizado, uma descrição dos produtos ou serviços solicitados e requisitos de negócios detalhados, as solicitações de propostas também devem incluir informações para os fornecedores sobre como responder. As informações para fornecedores devem ser incluídas sobre como abordar o comprador, procedimento de avaliação a ser usado, formato de proposta desejado, prazo, critérios de seleção a serem usados, informações de contato e cronograma planejado para o projeto.
