Nos Estados Unidos, o sistema contábil baseia-se no método tradicional de registro de lançamentos para cada evento de transação que ocorre e, em seguida, move os lançamentos para as contas apropriadas nos registros de negócios para balancear débitos e créditos e controlar todos os itens. No entanto, a tecnologia transferiu esse processo em grande parte para o software de computador. Contadores e analistas usam este software para acompanhar todas as atividades financeiras do negócio. Esses programas geralmente incluem subsistemas que permitem maior personalização.
Subsistemas
Um subsistema em programas contábeis é simplesmente um sistema menor que existe dentro da estrutura primária do programa. Sem esses subsistemas, o software de contabilidade seria difícil de navegar e os usuários teriam dificuldade em encontrar a categoria ou atividade específica que desejavam. Os subsistemas dividem o programa de software em partes adicionais para necessidades contábeis específicas, como custos e folha de pagamento.
Tipos de Subsistema
Não há limite para quantos subsistemas de software de contabilidade podem ter. Freqüentemente, softwares complexos que incluem opções de inventário, produção e gerenciamento de recursos humanos podem ter muitos subsistemas. No entanto, vários tipos são comuns, incluindo contas a pagar e receber, que são duas categorias que muitas empresas têm. Um sistema de faturamento, sistema de cálculo de custos do projeto e sistemas de despesas também são opções comuns.
Link para a estratégia de negócios
As estratégias de negócios também podem ter subsistemas, e as empresas muitas vezes tentam vincular suas categorias de estratégia aos subsistemas de seus softwares de contabilidade. Por exemplo, se uma empresa cria um novo projeto, ele também pode querer que um novo subsistema de categoria de projeto em seu programa seja responsável por ele. Da mesma forma, se uma empresa instituísse novos controles de estoque para seus bens, o processo estaria intimamente ligado a uma reformulação do subsistema de estoque.
Subsistemas Opcionais
Muitos subsistemas no software de contabilidade são opcionais - ou seja, não são necessários para o negócio e nem sempre são usados. Eles tendem a ser ferramentas adicionais dentro do próprio programa que as empresas podem optar por usar para personalização adicional. Por exemplo, o processo para criar novos subsistemas no programa é geralmente um subsistema separado.
