Um fundo para pequenas empresas é uma pequena quantia em dinheiro que uma empresa reserva para despesas comuns, como material de escritório, postagem devida no correio ou despesas com combustível. É um fundo alocado para pagar as despesas para as quais a empresa não faz um cheque ou uma compra por conta. Também conhecido como "fundo de adiantamento", é reabastecido exatamente no valor que é gasto com ele. O saldo do fundo deve ser sempre igual ao valor do saldo estabelecido para o fundo.
Escreva a entrada do diário quando o fundo de caixa for estabelecido. Suponha que a livraria local determinou que US $ 100 em dinheiro devem ser mantidos à disposição para despesas diversas. Um registro contábil de duas linhas deve ser registrado para esta transação: Linha 1: Petty Cash: Débito: 100,00; Linha 2: Dinheiro: Crédito: 100,00; Como a entrada indica, nenhum fundo foi gasto em despesas diversas até o momento.
Registre o lançamento contábil de despesas diversas e reponha o fundo de caixa. Suponha, reutilizando o exemplo no Passo 1, a livraria gastou US $ 25 em gasolina, US $ 12,50 em material de escritório, US $ 28 em refeições e US $ 11,50 em postagem. As seguintes entradas devem ser registradas na rubrica "despesas com pequenos valores": Linha 3: Despesas da linha 4: Gás: Débito: 25,00; Linha 5: Material de Escritório: Débito: 12,50; Linha 6: Refeições: Débito: 28,00; Linha 7: Porte: Débito: 11,50; Linha 8: Dinheiro: Crédito: 77,00; Você esvazia o dinheiro do fundo com as compras. Portanto, os bens adquiridos, da Linha 4 até a Linha 7, são debitados e o montante total de dinheiro esgotado é creditado na Linha 8. O recibo das despesas neste exemplo é de US $ 77. Portanto, dinheiro no valor de US $ 77 deve ser adicionado à gaveta para reabastecer o fundo.
Faça ajustes para o dinheiro curto e mais. Embora sejam tomadas medidas cuidadosas para garantir o gerenciamento de caixa interno, ocorrem erros. Especialmente ao lidar com dinheiro e mudanças, a soma nem sempre é igual às suas partes. Se $ 21 é a quantia restante na gaveta de caixa pequena, mas os recibos só somam $ 77, a quantia deixada na gaveta e os recibos somam $ 98; a escassez de US $ 2 do primeiro fundo de caixa de US $ 100 é referida como curto e longo prazo. Agora, a entrada no diário terá a seguinte aparência: Linha 3: Despesas da Linha 4: Gás: Débito: 25,00; Linha 5: Material de Escritório: Débito: 12,50; Linha 6: Refeições: Débito: 28,00; Linha 7: Porte: Débito: 11,50; Linha 8: Cash Short & Over: Débito: 2,00; Linha 9: Dinheiro: Crédito: 79,00; Neste caso, o dinheiro de US $ 79 deve ser adicionado à gaveta do caixa para reabastecer o fundo.
