“É melhor escrevê-lo” está entre as precauções mais faladas no mundo dos negócios. Está escrevendo que nos faz sentir confiantes no negócio como se eles estivessem protegidos porque tudo está claramente expresso. Ao conduzir negócios, ser capaz de se explicar na página pode fazer a diferença nas negociações e nas comunicações, não apenas com colegas de trabalho, mas também com clientes e prospects.
Quais são os elementos básicos da comunicação?
Os humanos se comunicam de três maneiras: verbalmente, não verbalmente e através da palavra escrita. Linguagem eficaz e linguagem não-verbal confiável vão muito além de um acordo sobre um almoço ou networking em uma multidão, mas está escrevendo que leva a lista sobre as habilidades de trabalho procuradas pelos empregadores.
Nem todo mundo pode trabalhar em uma sala, e nem todos podem comandar uma página, mas se você pode dominar a comunicação oral e a escrita eficaz, é um golpe de uma carreira que poucos realmente conseguem.
Seja para se comunicar pessoalmente, por vídeo, por e-mail, pelo telefone ou pela mídia social, é importante que a mensagem seja compreendida. Mas a comunicação é uma via de mão dupla. Ser capaz de se expressar é importante, mas ouvir é ouro, especialmente nos negócios. Ouvir bem deve estar no topo das diretrizes para uma comunicação oral eficaz. Realmente ouvir (ou ler) o que seus colegas, empregadores e clientes dizem, absorvendo isso e respondendo de uma maneira que atenda às suas necessidades e preocupações é a maior habilidade que você já dominou - e uma que será igualmente gratificante em sua vida privada.
O que é comunicação escrita?
A escrita é usada mais hoje do que em qualquer outro momento da história humana. De atualizações do Facebook e explosões de e-mail a mensagens de texto e relatórios de negócios, as palavras estão em toda parte. Comunicação escrita é qualquer coisa que use palavras e linguagem impressa ou escrita na tela, parede ou quadro branco para transmitir uma mensagem.
O modo como você usa suas palavras pode, e deve, variar dependendo da plataforma através da qual você está se expressando. Nos negócios, significa ser um pouco mais formal. Nas páginas de negócios do Facebook, isso significa ser um pouco menos formal. Nos e-mails, isso significa ser claro, mas conciso. O lendário escritor de comunicações Marshall McLuhan disse uma vez: "O meio é a mensagem", e hoje isso ainda é verdade, mas o meio define as mensagens.
Desmistificando a comunicação escrita
Cada escritor profissional é frequentemente dito por outros que eles são "tão sortudos" que podem escrever bem, porque a maioria das pessoas lamentam como algo é perdido entre o cérebro na página.
Mas escrever é como qualquer habilidade ou talento: quanto mais você faz, melhor você fica. Não faça isso e você falhará o tempo todo. Quando você começar a escrever mais, faça isso mais devagar e com mais cuidado, e logo você ficará mais confiante e as palavras chegarão mais rápido. Diário diário para um despejo de cérebro porque isso ajuda a sua mente a ser mais clara, o que por sua vez ajuda outras tentativas de escrita.
E sempre, sempre edite. A diferença entre alguém que pensa que é pouco passível de escrever e o escritor profissional não é apenas sobre habilidade ou prática ou aquele dom intangível de talento - também é tudo sobre edição. A maioria dos escritores profissionais não edita uma ou duas vezes, eles editam várias vezes. Ao editar, faça de conta que você não tem a menor ideia do que você escreveu e leia como se fosse alguém lendo a primeira vez. Leia-o para ouvir a voz na sua cabeça, e se você tropeçar em alguma coisa enquanto lê, é provável porque você não expressou esse pensamento com clareza. Tente reescrever a frase, reordenando-a ou encontrando palavras mais específicas. E então edite novamente.
Quais são os elementos da escrita eficaz?
Escolha de palavras, sintaxe, pontuação e estilo são todos os elementos óbvios da escrita eficaz. Sem eles, o resto não é visto como credível.
Mas tudo isso não importa se não houver uma boa ideia central ou objetivo por trás da escrita. Para que serve a comunicação e o que precisa ser entendido? Ou, na linguagem de hoje, o que é o takeaway?
Então, deve ser bem organizado. A ideia deve ser introduzida em linhas gerais no parágrafo inicial e explicada ou exposta nos parágrafos subseqüentes. Suponha que a pessoa que está lendo não esteja tão familiarizada com o tópico e explique claramente, mas sem ser condescendente. Apoie a ideia com evidências ou exemplos ou use citações que reforcem a mensagem que você está transmitindo.
Conclua referindo-se à ideia que você expressou na abertura, mas evite usar clichês como "em conclusão".
Por exemplo, digamos que você abra um e-mail de trabalho com algo como: “Ultimamente, algumas discussões ocorreram em torno da ideia de criar mais documentação voltada para o cliente a fim de melhorar a comunicação e aumentar a confiança. Eu apoio essa sugestão porque … ”Uma grande conclusão se referiria a essa abertura, como:“ Em última análise, mais correspondência voltada para o cliente pode parecer outra responsabilidade onerosa, mas acredito que a recompensa viria do fato de receber menos consultas do mercado. azul e criando um melhor diálogo contínuo e maior confiança. Estou ansioso para discutir isso em mais detalhes. ”
Livros e aplicativos úteis para escrever
É uma pena julgar coisas como pontuação, uma vez que não é fácil para todos, mas a realidade é que as pessoas tendem a ser mais respeitadas e confiáveis quando se expressam bem por escrito.
Se você está freqüentemente se sentindo sem palavras porque está inseguro com relação à sua gramática, sintaxe ou pontuação, está longe de estar sozinho.
Hoje, softwares como o Microsoft Word têm edição básica para gramática e sintaxe, então use os primeiros rascunhos. Mas há novos jogadores no bloco, como o aplicativo Hemingway Editor, que também tem um site para computador, onde você pode copiar e colar sua escrita para ver seções claras destacadas, indicando onde você está dando errado com sugestões para aprimorá-la. Mesmo escritores profissionais usam este aplicativo.
Diversos livros são adorados ao escrever pros também, como "Elements of Style", de William Strunk, e "On Writing _", de Stephen King.
Dicas Básicas de Escrita Empresarial
- Pare e pense. Os escritores pensam antes de escrever, e isso faz toda a diferença em ser claro. Tenha um plano antes de começar. Não enterre isso. Mantenha sua ideia principal na frente e no centro. Comece por aí, não coloque três parágrafos abaixo.
- Mantenha-o barato e simples. Pare de usar $ 5 palavras - consiga o valor do seu dinheiro falando de maneira simples e clara. Diga "use", não "utilize". Não use o jargão, não tente parecer inteligente, vamos suas ideias seja esperto. A linguagem do dia-a-dia expressará suas ideias muito melhor e você se sentirá mais confortável enquanto escreve - e será exibido quando outras pessoas a lerem.
- Não desperdice palavras. Use o mínimo de palavras possível e elimine frases com várias palavras. "Resultado final" deve ser apenas "resultado" e há muitos outros exemplos. (O Microsoft Word é ótimo para apontar essas frases que desperdiçam palavras)
- Reduzir adjetivos e advérbios. Use palavras específicas. Um "carro de quatro portas" é um sedã. Correndo rápido é "correndo". Use um dicionário de sinônimos para ampliar suas escolhas.
- Escreva mais e leia mais para ser melhor. Ler mais livros será útil para colocar sua cabeça em um espaço melhor para escrever. Escrever diariamente, seja em um diário ou em um longo post no Facebook para o seu negócio, ajudará você a se tornar mais confiante em se expressar.
- Sempre conheça seu público. Quem você está escrevendo pode e deve mudar o que você diz e como. Esteja consciente de quem está lendo você.
- Nunca envie seu primeiro rascunho. Mesmo os redatores profissionais param para reler e refazer seus e-mails. O primeiro rascunho nunca é perfeito.
- Edite, edite, edite e edite. Edição irá mudar sua vida.
