Manter o controle e o pedido de suprimentos de impressora para uma grande organização, como uma escola, pode ser um desafio. Cada modelo de impressora usa um tipo diferente de cartucho de tinta ou toner, e cada cartucho de tinta imprime um número diferente de páginas antes de precisar ser substituído. Embora você pudesse controlar o pedido de cartuchos de tinta à moda antiga, com uma lista de papel e lápis, criar uma planilha para armazenar todas as informações relevantes economizará tempo e permitirá que você faça um orçamento para tinta com mais eficiência ao longo do tempo.
Crie uma nova planilha vazia para rastrear pedidos de cartuchos de tinta usando o programa de planilha eletrônica do seu computador. É provável que seu computador tenha sido fornecido com o Microsoft Excel instalado como parte do Microsoft Office. Se você não tem o Excel, faça o download e instale um pacote gratuito de escritório, como o OpenOffice, ou use uma ferramenta on-line como o Google Docs, que pode ser acessada gratuitamente se você se inscrever para uma conta gratuita do Gmail.
Determine quais informações você deseja acompanhar. Isso variará caso a caso, e um dos benefícios de usar uma planilha eletrônica é que é fácil alterar as informações que você acompanha conforme suas necessidades mudam. Para começar, tente rastrear o número da sala em que cada impressora está instalada, o tipo de impressora, os tipos de cartuchos de tinta ou toner usados pela impressora, quanto você pagou pela tinta e a data da última vez que solicitou a substituição da tinta.
Insira os cabeçalhos das colunas da sua planilha primeiro. Observe como a planilha em branco está configurada. Há uma linha de números no eixo vertical e uma linha de letras no acesso horizontal. Na primeira célula, ou na linha 1 da coluna A, digite "Número da sala". Na linha 1 da coluna B, digite "Modelo da impressora". "Modelo de Cartucho de Tinta" vai na linha 1 da coluna C, e assim por diante, até que você tenha inserido um cabeçalho de coluna para cada informação que você deseja rastrear.
Escolha a primeira impressora que deseja inserir na sua planilha e comece digitando o número da sala na linha 2 da coluna A. Digite o modelo da impressora na linha 2 da coluna B e continue inserindo todas as informações relevantes na coluna apropriada, incluindo a data última tinta encomendada.
Insira as informações para a próxima impressora, iniciando com a linha 3 da coluna A e, em seguida, insira os outros dados para essa impressora em cada coluna apropriada. Continue inserindo informações para cada impressora subseqüente em uma nova linha até que todas as suas impressoras e informações da impressora sejam listadas. Quando terminar, salve sua planilha no disco rígido do computador.
Crie colunas de data em branco adicionais para registrar cada vez que você pedir tinta para uma determinada impressora. Salve o arquivo no disco rígido quando terminar, para usá-lo na próxima vez que encomendar suprimentos.
Dicas
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Use formatação especial para destacar informações importantes ou como uma ajuda organizacional. Por exemplo, use uma fonte em negrito para cabeçalhos de coluna e uma fonte colorida para agrupar impressoras na mesma unidade organizacional. Por exemplo, você pode usar verde para impressoras de uso de professores, azul para impressoras de uso de alunos e laranja para impressoras configuradas em uma biblioteca.
Depois de algum tempo - um semestre ou um ano letivo, por exemplo -, some o valor gasto com a tinta de cada impressora durante esse período. Você pode usar essas informações para observar se algumas impressoras estão sendo usadas com mais frequência do que outras, se uma impressora é mais econômica do que outra e até mesmo quais departamentos ou salas de aula usam mais tinta - informações que podem ser úteis para reordenar e orçamentar. finalidades.
