Em uma empresa que vende mercadorias, o gerenciamento de estoques é fundamental para o sucesso futuro do empreendimento. O rastreamento correto do inventário ajuda a contabilizar com precisão uma das maiores despesas desse tipo de negócio, o custo das mercadorias vendidas. Além disso, monitorar seu estoque é crucial para ter as mercadorias corretas em estoque no momento certo, a fim de atender às necessidades de seus clientes com mais eficiência e aprimorar seus resultados. A maioria das empresas institui um sistema que lhes permite acompanhar com precisão e eficiência seus inventários.
Itens que você precisará
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Computador
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Software empresarial
Conclua um inventário físico inicial. Você deve definir um horário regular pelo menos uma vez por ano para realizar seu inventário, com algumas empresas realizando inventário com a mesma freqüência semanal. O inventário físico garante que alguém colocou as mãos em cada item que você tem em estoque, para que, quando ele for inserido em um sistema de rastreamento, a contagem seja a mais precisa possível.
Montar as informações do inventário. Muitas empresas usam folhas de inventário para registrar o valor de cada item, mas algumas usam sistemas de contagem computadorizada, o que acelera o processo de inventário físico. Ainda outras empresas usam uma única tag, onde as informações de cada item são inseridas em uma etiqueta de papel, e a tag é colocada com os itens contados. Outra pessoa pode ir atrás dos primeiros contadores e verificar a precisão das contagens enquanto coleta as tags.
Insira as informações do inventário no seu sistema de ponto de venda. Dependendo do tamanho do seu inventário, você provavelmente inserirá o inventário em um sistema baseado em computador, mas poderá usar um sistema baseado em papel para inventários menores. Um sistema de ponto de venda exigirá que você insira o número de cada item, bem como o custo e o preço de venda do item. Você também pode precisar inserir uma descrição. Sistemas eletrônicos de inventário físico podem fornecer um método para entrada direta no sistema de ponto de venda.
Acompanhe cada item no ponto de venda. Isso geralmente é feito inserindo um número de item individual quando um cliente compra um item. Você pode optar por usar scanners para ler o código de preço universal de cada item ao processar a venda. O sistema POS procurará cada item e seu custo e entrará como parte da venda. Quando a venda é concluída, o sistema POS subtrai os itens automaticamente de suas contagens de estoque, ou você pode precisar processar cada lista de vendas no final do dia, se você estiver usando um registro de estoque de papel.
Revise os valores de estoque e outras informações da demonstração financeira. Certifique-se de que o valor total esteja dentro do intervalo ideal que você definiu. Calcule o giro de estoque, que é a quantidade de vezes que você vende por meio de seu estoque completo de dólares por ano. O turno aceitável varia, mas quatro a cinco turnos por ano é mediano. Acompanhe também os itens de estoque que você tem em estoque por um longo tempo sem uma venda. Você pode segmentar esses itens por reduções de preço para incentivar uma venda rápida. Analise também itens de movimento rápido que você não tem em estoque para pedidos em potencial.
Dicas
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Se você ainda estiver usando um sistema de ponto de venda baseado em papel, considere mudar para um sistema baseado em computador. Geralmente, é muito mais fácil gerenciar, a menos que você tenha apenas alguns itens em seu inventário.
Aviso
Fique atento a grandes quantidades de encolhimento no seu inventário. O encolhimento aponta para um problema em potencial, como manutenção deficiente de registros ou roubo.
