Formulário W-9 do Internal Revenue Service é usado para obter o número de identificação do contribuinte para um indivíduo ou corporação. As empresas usam esse formulário para obter TINs para novos fornecedores. Depois que um formulário inicial do IRS W-9 é obtido, as empresas não são obrigadas a obter formulários atualizados para fornecedores estabelecidos; Os fornecedores são responsáveis por fornecer um Formulário W-9 atualizado se determinadas informações forem alteradas.
Atualizando as Informações do W-9
Um fornecedor é obrigado a fornecer uma empresa com um novo formulário W-9 se o nome ou o TIN do fornecedor for alterado. Além disso, se a estrutura empresarial do fornecedor alterar seus requisitos de tributação, um novo Formulário W-9 deve ser fornecido.
Uso de W-9
O IRS exige que as empresas arquivem um Formulário 1099 para relatar pagamentos a determinados fornecedores acima de US $ 600. O formulário W-9 garante que a empresa tenha informações suficientes para fazer o preenchimento do Formulário 1099, se necessário.
Formulários substitutos
O IRS permite que as empresas utilizem seus próprios formulários, em vez do Formulário W-9, caso solicitem informações substancialmente semelhantes. Por exemplo, uma empresa pode criar seu próprio formulário de configuração de fornecedor e enviá-lo para todos os novos fornecedores. Este formulário pode incluir tanto informações do fornecedor específicas para a empresa como as informações contidas no Formulário W-9.
Formulário W-9 Informação
O formulário W-9 solicita o nome do vendedor, endereço para correspondência, classificação de impostos e número do seguro social ou número de identificação do empregador. O Formulário W-9 ou um substituto equivalente também deve exigir que o fornecedor certifique que o número de identificação do contribuinte fornecido seja preciso, que o fornecedor seja cidadão dos EUA e que o fornecedor não esteja sujeito a retenção na fonte.
Penalidades
Se uma empresa solicitar um formulário W-9 de um fornecedor e o fornecedor não cumprir, o fornecedor pode estar sujeito a uma penalidade de US $ 50, a menos que uma falha seja causada por uma causa razoável e não por negligência intencional. Um fornecedor também pode incorrer em penalidades civis e criminais se informações falsas forem fornecidas.
