Para que a comunicação ocorra, o ouvinte deve entender o que o remetente significa - um processo que é mais fácil falar do que fazer. A comunicação é prejudicada por uma série de questões, incluindo o uso indevido de palavras e mensagens não verbais, como tom de voz e expressão facial.
O complexo processo de comunicação dinâmica, de múltiplas camadas, pode ser eficaz na transmissão de significado se o remetente reconhecer as numerosas barreiras à comunicação e tomar medidas para superá-las. Por exemplo, o remetente deve entender que a interpretação do ouvinte de uma mensagem dependerá de seu quadro de referência pessoal.
Reconheça a perspectiva
Os ouvintes vêem qualquer discussão de seus quadro pessoal de referência, que inclui suas prioridades, valores pessoais e culturais e formações educacionais, profissionais e familiares. Cabe ao orador reconhecer isso e criar uma mensagem que o destinatário possa decifrar de maneira eficaz.
Evite estereótipos do seu público
É necessário considerar o quadro de referência real do ouvinte, em vez do que você supõe que seja baseado em seu estereótipo dele. O quadro de referência de cada pessoa é único. Consequentemente, assumir o ouvinte reflete um estereótipo comum devido à sua idade, sexo ou cultura é inadequado e problemático.
Esteja ciente de que os ouvintes podem receber uma mensagem diferente
Quando um ouvinte ouve uma mensagem que não coincide com suas crenças e suposições pessoais, ele terá dificuldade para entendê-lo ou agir em resposta a ele. Portanto, é importante que um palestrante repita a mensagem com frequência e reformule-a quando necessário.
Formar um relacionamento e depois comunicar
Se um ouvinte não conhece um falante ou confia em suas credenciais ou experiência, é provável que o ouvinte ignore a mensagem ou minimize a probabilidade de a mensagem ser válida. É uma boa ideia que o orador tente estabelecer um relacionamento com um ouvinte antes de tentar persuadir o ouvinte a realizar qualquer ação.
Aceite que o jargão pode ser comunicação negativa
As pessoas que não estão familiarizadas ou não usam termos específicos podem considerar o uso desses termos um insulto ou acreditar que o falante esteja tentando enganar. Use o jargão somente quando tiver certeza de que será bem compreendido pelo ouvinte. Caso contrário, limite seu discurso para linguagem concisa e clara.
Tempo sua mensagem apropriadamente
Para garantir que você tenha a atenção de um ouvinte, transmita sua mensagem quando houver pouca probabilidade de que sua atenção seja interrompida por outro ruído. Certifique-se de que ela está prestando atenção para maximizar a possibilidade de que ela retenha as informações.
Pratique a Divulgação Completa
Um público pode estar ciente de que um orador está retendo certas informações para evitar lidar com os possíveis efeitos negativos de compartilhá-lo. Feita com bastante frequência, a retenção de informações destrói as relações de confiança e danos. É melhor falar honestamente e transmitir qualquer má notícia direta e uniformemente para todos os ouvintes, independentemente de seu papel em uma organização.
