Após a conclusão, os formulários W-9 de seus fornecedores, freelancers e contratados não expiram. No entanto, o IRS exige que eles sejam substituídos quando informações específicas são alteradas, incluindo alterações em nomes, tipo de entidade comercial ou número de identificação do contribuinte. Embora não seja exigido pelo IRS, sua empresa pode solicitar formulários W-9 atualizados com a finalidade de manter registros precisos de seus prestadores de serviços.
Dicas
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Os formulários W-9 incluem informações fiscais importantes sobre os provedores de serviços da sua empresa e não expiram. No entanto, certas alterações nas informações podem resultar na necessidade de um novo W-9.
O objetivo de um W-9
Os formulários do IRS W-9 são usados pelas empresas para coletar informações dos contribuintes de prestadores de serviços que não são funcionários. As empresas financeiras também usam o formulário W-9 para relatar os juros tributáveis e os dividendos pagos aos seus clientes. As informações inseridas no formulário são enviadas à Receita Federal para documentar os pagamentos que a empresa fez a freelancers, contratados independentes e fornecedores que receberam mais de US $ 600 por serviços prestados ao longo de um ano civil. O IRS exige que os indivíduos preencham o formulário com seu nome, endereço, número de identificação fiscal ou número da Previdência Social e uma assinatura. Fornecedores e contratados independentes são solicitados para o nome de seus negócios, o tipo de entidade de negócios, um número de identificação do empregado e uma assinatura do principal. Todos os provedores de serviços devem declarar se estão isentos ou não isentos de retenção na fonte.
Quando o novo formulário W-9 é necessário
Para garantir que a receita informada por uma empresa corresponda às informações apresentadas nas declarações de impostos de seus prestadores de serviços, o IRS exige a substituição de um formulário W-9 existente em algumas circunstâncias. Um novo W-9 é necessário se o nome de uma pessoa mudar, como depois do casamento; no entanto, uma mudança de endereço não requer uma substituição W-9. Outra razão seria se uma empresa mudasse de um tipo de entidade legal para outra. Por exemplo, se uma empresa individual mudar para uma LLC, será necessário um novo formulário W-9. Da mesma forma, uma mudança de um número de identificação do contribuinte para um número de identificação do empregador exigiria um formulário de substituição.
Alterações na retenção de backup
O IRS pode instruir uma empresa a reter uma porcentagem da renda paga a prestadores de serviços específicos. Isso é chamado de retenção de backup. O dinheiro é retido pela empresa e enviado à Receita Federal por motivos que podem incluir pagamentos de impostos insuficientes, um número de identificação fiscal incorreto ou a falta de um número de identificação fiscal. O IRS exige um novo formulário W-9 quando uma empresa é condenada a iniciar a retenção de backup para um freelancer, contratado independente ou fornecedor. O formulário de substituição deve indicar a alteração na retenção de reserva de isenta para não isenta.
