Quando um contrato termina, a quantia de dinheiro orçada para o contrato deve corresponder ao que foi pago. Na prática, pode haver erros, bônus que não foram ganhos, taxas retidas e outros lugares no orçamento do contrato, onde os livros não se equilibram. A reconciliação de contrato é o processo de explicar e resolver quaisquer problemas financeiros: os deveres envolvem encontrar erros, encontrar a causa, calcular o tamanho e descobrir como corrigi-los.
Papelada
A primeira tarefa na conciliação de um contrato é repassar a papelada, de acordo com o Departamento de Defesa. Os deveres dos funcionários que trabalham na reconciliação incluem a comparação do contrato básico, juntamente com quaisquer pedidos de alteração, com registros de faturamento, comprovantes de pagamento, sistemas oficiais de contabilidade e quaisquer transações que já tenham sido processadas. O governo federal desenvolveu sistemas de computador de reconciliação que permitem que a equipe de reconciliação corresponda à documentação arquivada eletronicamente em diferentes departamentos.
Documentação
Pode acontecer que faltam documentos que impossibilitem a conciliação correta do contrato. Nesse caso, o trabalho da equipe é fazer uma pesquisa exaustiva dos registros, eletrônica e impressa, para encontrar a documentação. Se algum material não puder ser encontrado, a equipe deve fazer o melhor que puder com as informações que possui.
Discrepâncias
O próximo dever da equipe é encontrar as razões para as discrepâncias. Possíveis razões incluem fraude, erros contábeis, uma queda no custo de suprimentos ou um empreiteiro que ainda não tenha retornado um pagamento em excesso.
Ajustando os livros
Quando os erros são encontrados, o dever final de uma tarefa de conciliação de contrato é atualizar as contas - ajustando-as quando os pagamentos em excesso são retornados ou para remover erros ou quando os comprovantes de pagamentos atrasados são finalmente enviados.
