Sistemas de gerenciamento de registros bem-sucedidos armazenam registros com segurança e criam um método organizacional para a criação, manutenção, uso e descarte de registros. A criação e atualização contínua de diretrizes de gerenciamento de registros é essencial para manter a integridade do sistema. Com diretrizes para requisitos de informações, métodos de entrada, cronogramas de armazenamento e backup, regulamentações de segurança e relatórios precisos, você pode criar um sistema de gerenciamento de registros efetivo.
Em formação
Desenvolva diretrizes para o tipo de informação que sua empresa deseja e precisa armazenar. Isso deve incluir contratos, arquivos de funcionários, documentos de incorporação, registros de clientes, dados regulamentares, registros financeiros e qualquer outra informação pertinente que seja necessária para a empresa. Compile essa lista consultando vários departamentos para garantir a integridade e a conformidade com todas as necessidades funcionais. Revise a lista final com o departamento jurídico de sua empresa para verificar se as informações necessárias para atender às obrigações legais estão incluídas nas diretrizes de armazenamento de gerenciamento de registros.
Métodos de Entrada
Conceber uma metodologia para entrada de registro para cada tipo de registro. Os registros podem ser inseridos manualmente, importados de sistemas complementares ou inseridos por meio de um sistema de varredura. Esses métodos de entrada devem ser confiáveis e seguros. Para trocas eletrônicas, insira verificações de redundância que garantam transferências precisas. Para entrada manual, inicie um sistema de verificações de qualidade para garantir a precisão.
Armazenamento
Designe cronogramas de armazenamento para cada tipo de registro inserido no sistema. As cronogramas devem levar em consideração as obrigações legais, as restrições e a funcionalidade do sistema de dados. Para registros acessados raramente, considere um sistema de armazenamento complementar que permita acesso ocasional aos registros. Esses registros podem ser compactados para minimizar as necessidades de armazenamento. O armazenamento de registros do seu sistema de registro primário permite que os registros usados com frequência sejam puxados mais rapidamente. Suas diretrizes de gerenciamento de registros devem incluir procedimentos de backup de rotina e, de preferência, armazenamento duplicado externo de registros críticos.
Segurança
Um plano de segurança detalhado é uma parte essencial do seu plano de gerenciamento de registros. Agrupe os registros em grupos classificáveis em segurança e atribua acesso seguro protegido por senha aos grupos de funcionários adequados. Esse escrutínio de segurança também deve ser aplicado a quem tiver acesso a dados de entrada, realizar manutenção e usar ou destruir registros. Revise periodicamente a credencial de segurança para garantir a conformidade com as obrigações da empresa e regulamentares. Incorporar a habilitação de segurança em novos procedimentos de funcionários e encerrar os procedimentos do funcionário.
Relatórios
Os relatórios de rotina devem fazer parte do seu sistema de gerenciamento de registros. Esses relatórios devem incluir listas de usuários que acessaram dados confidenciais, quaisquer alterações na autorização de segurança, relatórios de erros para registros incompletos e registros que estão sujeitos a descarte. Adicione relatórios para quaisquer áreas de dados críticas.
