Reuniões de equipe de consultório odontológico são vitais para manter uma prática odontológica funcionando corretamente. As reuniões da equipe podem ser realizadas em vários intervalos, como semanal, quinzenal ou mensal, e devem incluir todos os funcionários. Para tornar uma reunião de equipe do consultório odontológico bem-sucedida e produtiva, evite os títulos, evite interrupções, discuta problemas, elimine a atitude defensiva e certifique-se de mencionar os pontos positivos.
Forego Títulos
Uma prática odontológica é composta por um grupo de funcionários com diferentes títulos. Cada título significa o nível de liderança que o funcionário tem dentro do escritório: o dentista geralmente é quem supervisiona toda a prática e toma a maior parte das decisões, e os assistentes de consultório dentário, higienistas e funcionários do escritório são funcionários da clínica. Ter os membros da equipe renunciando a seus títulos enquanto estão em uma reunião de equipe permite que todos falem livremente e sejam ouvidos como um ativo igual à prática.
Esse conceito de reunião de consultório também elimina privilégios, de modo que um funcionário que está mais acima na escala de tomada de decisão não recebe favoritismo por sua ideia em detrimento da ideia de outra. Indique um novo facilitador para cada reunião para ajudar a evitar a desorganização potencial durante a reunião.
Evite Interrupções
Os consultórios odontológicos recebem freqüentes ligações telefônicas de pacientes agendando consultas ou fazendo perguntas, e do pessoal de vendas lançando seus produtos. Para que todos possam participar e dar toda a atenção à reunião, envie essas ligações para uma secretária eletrônica e as atenda após a reunião. Altere a mensagem da secretária eletrônica para que os pacientes saibam por que um membro da equipe não está atendendo ao telefone. Esta técnica informa os pacientes sobre os esforços da prática odontológica para manter e promover um escritório funcionando corretamente. Você pode considerar a designação de uma linha telefônica específica para além do número principal da prática para chamadas de emergência e inscrever um funcionário para atender a esse telefone se ele tocar durante uma reunião.
Discutir Edições
Iniciar a reunião de equipe discutindo questões na prática odontológica permite que os funcionários resolvam os problemas rapidamente. Abordar qualquer problema no início da reunião abre caminho para discutir outros objetivos da reunião. Para incentivar os funcionários a falar sobre qualquer assunto que desejarem, o facilitador da reunião deve mencionar uma lista de áreas nas quais pode haver problemas, como atendimento ao paciente, faturamento e pagamentos do paciente, limpeza do escritório, equipamentos e camaradagem da equipe.
Eliminar Defensividade
Elimine a defensividade certificando-se de que as críticas são construtivas e não atacam ninguém pessoalmente. Um funcionário que sente que está sendo atacado contra-atacará verbalmente, o que pode reduzir a produtividade de uma reunião de equipe. Essa técnica de reunião ajuda todos os atendentes a ouvir atentamente as questões levantadas.
Mencione Positivos
Depois de discutir questões no escritório, o facilitador precisa iniciar uma discussão sobre as coisas boas que estão acontecendo no escritório. Um bom comentário feito por um paciente em relação à equipe ou prática, ou um trabalho concluído por um membro da equipe para outro, são alguns exemplos positivos que você pode trazer para a reunião. Qualquer ação positiva que, de outra forma, passaria despercebida, como uma ocasião em que um higienista limpava os instrumentos do assistente de dentista, é adequada para mencionar durante a discussão positiva.
