Um documento de escopo do projeto é essencial para esclarecer as entregas de um projeto, quer o projeto esteja desenvolvendo software ou ajardinando um pátio. O documento de escopo do projeto é frequentemente criado por um gerente de projeto ou um analista, trabalhando em estreita colaboração com o cliente e outros membros da equipe do projeto. Quando o escopo estiver completo, ele deverá ser analisado com o cliente, a equipe e a gerência para verificar se estão corretos, todas as partes interessadas concordam com ele e os resultados do projeto atenderão às necessidades dos clientes. O escopo deve ser aprovado pelo cliente e pelos membros da sua organização de acordo com o processo de desenvolvimento.
Prepare-se para a revisão do escopo do projeto
Crie uma lista de todos os clientes e membros da equipe que precisam revisar o documento de escopo. Revise os documentos de iniciação do projeto ou consulte o gerente do projeto para coletar essas informações.
Configure uma reunião e convide todos os membros da equipe. A reunião pode ser presencial ou virtual, dependendo da estrutura e da tecnologia da sua organização.
Envie o documento do escopo preenchido para a lista. Envie-o vários dias antes da reunião para dar aos participantes tempo suficiente para revisá-lo.
Faça cópias do documento para levar a uma reunião física. Mesmo se você planeja exibir uma cópia eletrônica em um retroprojetor ou dispositivo similar, alguns de seus participantes podem se sentir mais à vontade trabalhando a partir de uma cópia impressa.
Realizar revisão do escopo com clientes e membros da equipe
Reúna-se com os clientes e a equipe. Leia o documento, particularmente as áreas mais complexas ou sujeitas a interpretação. Embora você tenha enviado o documento antes, espere que a maioria dos participantes não o tenha escrito.
Capture todas as questões pendentes ou alterações no escopo do documento.
Atualize o escopo com as respostas às perguntas e outras alterações e envie-o para os clientes e membros da equipe do projeto, solicitando a aprovação e a aprovação do documento.
Dicas
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Em algumas organizações, você pode achar difícil agendar reuniões para que todos possam participar. Descubra as pessoas que absolutamente devem comparecer pessoalmente e agendar em torno de seus calendários. Faça o acompanhamento com outras pessoas que não podem participar por e-mail ou telefonemas para ver se eles têm algum comentário sobre o documento de escopo.
