Como é o caso de qualquer organização estruturada, você deve estabelecer regras de protocolo. Protocolo é um conjunto de diretrizes relacionadas à cadeia de comando de como vários membros de uma organização devem se comunicar uns com os outros. Estabeleça e gerencie as várias linhas de comunicação de uma empresa desde o início, para que todos os funcionários e gerentes entendam com quem devem entrar em contato.
Proprietário para gerente
As linhas de comunicação devem permanecer abertas entre os proprietários e a gerência da empresa. É raro que um proprietário fale diretamente com funcionários ou outros contatos na empresa, como regra de ordem, quando ele tem gerentes para fazer esse formulário. O proprietário da empresa fornece instruções sobre como gerenciar a empresa, além de atualizações e novidades que ele deseja fornecer aos funcionários por meio de gerentes.
Gerente para empregado
As linhas de comunicação entre gerentes e funcionários são cruciais para o dia a dia da empresa. Os gerentes devem delegar tarefas específicas aos trabalhadores e responder a perguntas sobre projetos de trabalho. Um gerente comumente se comunica através de reuniões regulares com todo o seu departamento. Ela também pode agendar sessões anuais de revisão de funcionários com trabalhadores individuais para discutir o desempenho e a produtividade. O relacionamento entre um gerente e um funcionário exige comunicação recíproca - se um funcionário tiver dúvidas, ele deve pedir ao seu gerente direto ou supervisor que respeite a cadeia de comando.
Empregado ou gerente para contatos comerciais
Um proprietário também pode ter que estabelecer regras de comunicação para seus funcionários ou gerentes e contatos comerciais externos. Por exemplo, os funcionários de uma empresa de manufatura podem ter que se comunicar diretamente com representantes de empresas que fornecem matérias-primas para enviar pedidos ou solicitar informações. Um investidor pode querer falar com a equipe de gerenciamento da empresa. Como afirma o capitalista de risco Brad Feld, “já é difícil conseguir um negócio em funcionamento; ter forçado barreiras à comunicação entre os principais líderes e influenciadores da empresa apenas torna mais difícil. ”Ao mesmo tempo, se o proprietário ou gerente permitir que muitos funcionários individuais contatem um contato externo, isso pode causar confusão. Por esse motivo, os gerentes designam funcionários específicos, como agentes de compras ou contatos comerciais, para se comunicarem com contatos comerciais externos.
Comunicação com os clientes
Possivelmente, a linha mais importante de comunicação em uma empresa é entre os funcionários de uma empresa e seus clientes. Não é incomum que qualquer funcionário de nível, incluindo o proprietário da empresa, faça contato direto com um cliente. No entanto, em alguns casos, alguns funcionários não estão autorizados a falar com clientes ou clientes pela mesma razão que não podem falar com provedores de serviços e contatos de negócios - o potencial para confusão.
