Se você está organizando um retiro de negócios, dando uma festa para uma organização de caridade ou organizando uma conferência política, mostrar respeito e gentileza a todos os seus convidados garante que seu evento seja um sucesso. Receber convidados distintos, no entanto, requer mais planejamento e atenção. Da etiqueta do jantar aos discursos introdutórios sobre acomodações, é importante ajudar seu hóspede a se sentir confortável, respeitado e apreciado. Ao mesmo tempo, até mesmo os hóspedes ilustres podem se sentir ofegantes ou com pressão constante para impressionar. Planeje seu evento para que seu hóspede tenha tempo para relaxar e recarregar entre reuniões, refeições e sessões.
Cumprimente seu convidado pessoalmente. Quer esteja a encontrar um hóspede ilustre no aeroporto ou apenas antes de uma reunião formal de negócios, cumprimente-o com um aperto de mão amigável e uma breve introdução. Prosseguir para apresentar qualquer um dos seus acompanhantes ao seu convidado. Por exemplo, você pode dizer: “Ms.Convidado importante, gostaria de apresentá-lo ao representante de publicidade da nossa organização, o Sr. Jack Jackson. ”
Apresente seu convidado com uma agenda de eventos que descreve horários e locais de reuniões, refeições organizadas, atividades em grupo e tempo de inatividade. Familiarize seu convidado com a reunião ou evento, continuando a apresentá-lo aos associados com quem você se depara durante o processo.
Faça o seu convidado o mais confortável possível. Se o seu evento solicitar acomodações para pernoite, reserve a sala com bastante antecedência. Tenha uma cópia da agenda do evento na sala, bem como informações de contato para você e outros planejadores de eventos. Além disso, verifique se suas salas de reunião estão limpas, organizadas e bem marcadas.
Siga a etiqueta do assento para jantares formais. Seu ilustre convidado deve estar sentado à direita do host. Os cartões do local podem ser usados para identificar os assentos dos hóspedes.
Escreva e execute um discurso breve, mas profissional, para apresentar seu ilustre convidado se ele estiver programado para falar em uma reunião, almoço ou jantar. Caso contrário, dê as boas-vindas ao seu convidado com observações sucintas relacionadas à sua posição ou honras em qualquer reunião ou evento em que ele seja um participante. Para um discurso introdutório, você precisa se preparar com antecedência, desenvolvendo um breve resumo biográfico de seu palestrante, pesquisando suas credenciais, conquistas e honras. Um discurso introdutório deve abordar o tópico em questão, a relevância do tópico e uma breve visão geral das credenciais do palestrante. Salve seu nome para o final, tanto para construir o momento quanto para o público receber o convidado.
