As empresas são obrigadas a elaborar estatutos durante a inicialização que definem os procedimentos para o gerenciamento geral da empresa. Os estatutos normalmente estabelecem o número máximo de membros do conselho que podem se sentar no conselho de administração da corporação, o período de tempo que cada um pode servir e o processo para adicionar ou substituir membros. Uma vez que os estatutos sejam ratificados pelo conselho de administração inicial, suas disposições somente poderão ser alteradas por meio de alterações, seja por meio dos procedimentos de alteração estabelecidos no estatuto ou por maioria de votos.
Consulte o estatuto social da empresa para determinar os procedimentos para gerenciar a composição do conselho de administração. Se menos membros estiverem no conselho do que os estatutos autorizados, siga o protocolo de nomeação e votação estabelecido pelos estatutos para adicionar um novo membro. Um regimento interno típico exigirá que um membro do conselho em potencial seja indicado e aprovado pelo atual conselho, cujos membros votariam na candidatura. O novo membro pode ser adicionado ao conselho de administração se a maioria dos membros atuais votar em apoio.
Propor uma emenda aos estatutos se o conselho estiver atualmente no número máximo de membros permitido. Uma emenda deve ser divulgada antes de uma reunião geral do conselho, discutida na reunião e votada. Se a maioria dos membros do conselho concordar com a mudança, a emenda seria ratificada e o novo diretor processado de acordo com procedimentos ordinários. Algumas empresas exigem que as alterações no estatuto sejam ratificadas pela maioria dos acionistas, em vez da maioria do conselho, caso em que o assunto teria que ser adicionado à agenda de uma assembléia geral de acionistas e votado ali.
Apresentar a candidatura do diretor em potencial ao conselho atual e votar sobre o assunto se a corporação não tiver adotado o estatuto. Certas corporações operam sem estatutos. Embora isso seja desaconselhável e contrarie o estatuto de formação corporativa na maioria dos estados, não há um órgão regulador que verifique se uma empresa realmente colocou o estatuto por escrito. Um conselho pode simplesmente votar para adicionar um novo membro quando nenhum procedimento de controle existir.
Memorialize a adição do novo diretor no registro corporativo. Peça ao secretário do conselho que inclua os resultados da votação e os detalhes pertinentes da discussão que examina o candidato na ata da reunião do conselho. Adicione as informações de contato do diretor e o currículo aos arquivos pessoais da corporação. Ajuste o histórico oficial do conselho para anotar a data da adição, caso haja questões legais no futuro, e a corporação deve se referir a quem estava no quadro em um determinado momento. Faça alterações em todas as comunicações públicas que listam os atuais membros do conselho.
Dicas
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Considere a criação de um conselho consultivo em vez de adicionar membros ao conselho de administração ou alterar o estatuto. Um conselho consultivo envolve os apoiadores sem obrigá-los a supervisionar os assuntos da corporação. Pode ser pessoal sem aderir às formalidades necessárias para os membros do conselho de administração sob os estatutos. Os membros do conselho consultivo podem ser tão úteis para a corporação quanto os membros regulares do conselho.
