Toda empresa e pessoa que trabalha com o público deve se comunicar com o público em algum momento. Mas não é ideal para uma parte dividir seus recursos entre seus negócios principais e explicar esse negócio para o mundo - é aí que entram as agências de relações públicas. Qualquer agência de RP que valha a pena usará uma variedade de métodos para se tornar um rosto e uma voz eficazes. para o cliente que representa.
Ficando na mesma página que o cliente
Antes que uma agência de RP possa obter a mensagem em nome de um cliente, ela deve descobrir qual é essa mensagem. Representantes de relações públicas sentam-se com seus clientes no início de um relacionamento para descobrir tudo o que podem sobre suas operações. Para as empresas, essas informações incluem sua declaração geral de missão, produtos, serviços e como eles as trazem ao mercado. Para figuras públicas, isso inclui informações sobre os projetos profissionais da pessoa, bem como detalhes da vida pessoal que podem afetar a opinião pública. Para todos os clientes, a agência estabelece um protocolo de troca de informações para que nunca perca a chance de apresentar novos desenvolvimentos ao público.
Escrevendo Comunicados de Imprensa
O produto básico que sai das agências de relações públicas é o comunicado de imprensa, informações sobre a empresa que é dada às agências de notícias para publicação. Agências de notícias gostam de ter comunicados de imprensa, especialmente em dias de notícias lentas, porque isso significa menos trabalho para preencher espaço no jornal. A ressalva é que o comunicado de imprensa deve exigir poucas alterações de edição - caso contrário, os editores de notícias não vão querer perder tempo precioso com informações que provavelmente não são essenciais. Uma maneira de avaliar a qualidade de uma agência de RP é pedir amostras de press releases e examiná-las de acordo com as diretrizes de estilo da Associated Press. Se os lançamentos dificilmente podem ser distinguidos em formato de artigos de notícias reais, e você ainda sai com uma impressão positiva da organização representada no release, a agência fez bem o seu trabalho. Mas, ao contrário de um artigo de notícias real, não é importante que um comunicado de imprensa contenha citações precisas. Muitas vezes, o escritor de relações públicas faz cotações - mas apenas em nome dos clientes - e busca a aprovação do cliente antes que o comunicado à imprensa seja enviado às agências de notícias.
Estabelecendo Relacionamentos com Agências de Notícias
As agências de relações públicas devem manter uma lista de agências de notícias para as quais enviam comunicados à imprensa. Mas, mais importante, profissionais de relações públicas estabelecem relações de conversação com jornalistas que buscam informações sobre um cliente para um artigo. Profissionais de RP são a porta de entrada para todas as informações que saem da organização que representam. Isso significa que uma agência de RP será o primeiro contato do jornalista para obter informações sobre o cliente, e a agência atuará como porta-voz do cliente ou colocará o jornalista em contato com a pessoa adequada dentro da organização do cliente. Às vezes, um funcionário da agência atua como terceiro em uma entrevista para orientar perguntas e respostas em uma direção positiva.
Gerenciando Presença na Mídia Social
Com o desenvolvimento das mídias sociais, o papel dos profissionais de relações públicas se expandiu para incluir a representação on-line dos clientes. Se um cliente tiver um blog, perfil do Facebook ou Twitter, a agência de RP deve ter acesso a ele; se o cliente não tiver nenhum, a agência deve estabelecer um. Ao contrário dos press releases, a presença na mídia social é direta ao público. Como resultado, a agência não precisa se preocupar em aderir ao formato de notícias ou parecer tendenciosa em nome do cliente, porque ninguém espera que uma figura ou empresa pública não tenha vontade própria. Tal como as funções do porta-voz ou citações em comunicados de imprensa, as atualizações de mídia social devem ser escritas como se a informação fosse direta do cliente, em oposição à perspectiva de um terceiro contratado.
