Um empregador é responsável por manter e manter os registros pessoais dos funcionários durante determinados períodos. O tipo de registro de pessoal que está sendo mantido no arquivo determina a quantidade de tempo que deve ser mantido. Todos os registros pessoais precisam ser armazenados em uma área segura e de fácil acesso.
Um ano
Existem alguns registros de pessoal que precisam ser mantidos por pelo menos um ano após o funcionário deixar a empresa. Estes incluem todos os registros de ação de emprego, tais como promoções, transferências e desligamentos, e quaisquer testes de pré-emprego, registros de reclamações e ações legais.
Dois ou três anos
Quaisquer registros relacionados a pagamento, como ganhos, cartões de horas, horários e taxas de pagamento, devem ser armazenados por dois anos após o término do empregado. Os registros reais da folha de pagamento devem ser mantidos por três anos após a alta do empregado. Toda a documentação relacionada à Lei da Família e Licença Médica precisa ser arquivada por três anos também.
Cinco anos
De acordo com a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional, qualquer informação, incluindo um resumo de detalhes, referente a uma lesão ou doença ocupacional, deve ser mantida por cinco anos. No entanto, quaisquer exames médicos exigidos por lei devido a lesão ou doença ocupacional devem ser mantidos por 30 anos.
