Os quadros de horários dos funcionários são essenciais para registrar os vencimentos, o tempo de acréscimo e as ausências dos funcionários. Muitos empregadores armazenam os registros de tempo e folha de pagamento de seus funcionários como um backup do método de processamento da folha de pagamento. Os registros históricos são úteis se você tiver que verificar novamente os salários, a retenção de impostos e as deduções na folha de pagamento dos funcionários. No entanto, as leis federais determinam por quanto tempo os empregadores devem manter um registro de emprego, o que inclui o período pelo qual os empregadores também devem manter registros de tempo. De acordo com as leis federais, os empregadores devem manter quadros de horários por no mínimo dois anos.
Os registros de emprego incluem informações sobre as atribuições do trabalho, desempenho, disciplina ou ação corretiva do funcionário e quaisquer contratos ou acordos, como um contrato coletivo de trabalho ou contrato de trabalho. As informações de compensação também fazem parte do registro de um funcionário, juntamente com registros de tempo que geralmente contêm informações pessoais, como número do Seguro Social do funcionário, taxa de salário, classificação isenta ou não isenta, férias ou tempo de compensação remunerado e, em alguns casos, horas extras ou taxa de pagamento diferencial.
Timesheets são registros de emprego
Dependendo das práticas de manutenção de registros de um empregador, os quadros de horários fazem parte do registro de emprego ou são armazenados separadamente como registros da folha de pagamento. De qualquer forma, registros de tempos e planilhas de horas são considerados um registro de emprego e, portanto, estão sujeitos a certas leis que determinam as obrigações de registro dos empregadores.
Fair Labor Standards Act
Os empregadores sujeitos ao Fair Labor Standards Act devem seguir os regulamentos que regem o salário mínimo, horas extras, classificação isenta e não isenta e manutenção de registros referentes a tudo que diz respeito ao pagamento dos empregados. O FLSA não exige um formato específico para manter os quadros de horários dos funcionários, mas a agência exige que os empregadores mantenham certas informações detalhadas sobre o tempo e o pagamento do funcionário não isento de tempo.
Retenção de registro
A retenção de registros para registros de folha de pagamento e contratos sindicais é de três anos. Para planilhas de horas e registros contendo informações específicas, como dias trabalhados, deduções, retenção e outros detalhes, a exigência é de dois anos. As melhores práticas de recursos humanos provavelmente recomendariam manter todos os registros referentes a remuneração e remuneração de funcionários por três anos, porque há uma sobreposição significativa entre os registros que os empregadores devem manter por dois anos e os registros que os empregadores precisam manter por três anos.
Existem requisitos separados para os tipos de registros que os empregadores devem manter para os trabalhadores isentos; no entanto, é do interesse dos empregadores manter registros de maneira semelhante e por um período de tempo igual. Isso beneficia os empregadores caso surjam dúvidas relacionadas às comparações entre trabalhadores isentos e não-isentos. Quando os empregadores mantêm os registros de funcionários isentos com base em um processo totalmente diferente dos funcionários não isentos, é difícil justificar as práticas de RH referentes a pagamentos isentos versus não isentos se os registros não forem mantidos de maneira consistente pelo mesmo período de tempo.
Regras de registro de registro do EEOC
O governo federal facilita que os empregadores determinem o que precisam manter e por quanto tempo estabelecendo regras semelhantes de registro de agências entre agências. A Comissão de Oportunidades Iguais de Trabalho dos EUA aplica as leis antidiscriminatórias e, como parte de sua autoridade de fiscalização, exige que os empregadores mantenham a folha de pagamento e outros registros de emprego por três anos. Na verdade, a EEOC diz que os registros que poderiam se tornar parte de uma reivindicação sob o Equal Pay Act devem ser mantidos por pelo menos três anos. Registros de emprego, incluindo registros de tempo que fazem parte de uma acusação oficial de discriminação, devem ser mantidos até a resolução final.
