Como empresa, você deve manter certos tipos de documentos em arquivo, como registros de emprego e faturas, tanto por motivos legais quanto comerciais. Em alguns casos, um comerciante também deve manter cópias de recibos de cartão de crédito por um período de tempo. Saiba quando é seguro lançar esses recibos no decorrer dos negócios.
Recibos de cartão de crédito
Depois que um cliente adquire um produto ou serviço de sua empresa usando seu cartão de crédito, você geralmente deve fornecer um recibo impresso para seus registros, especialmente no caso de uma transação cara a cara. O recibo contém o valor da transação, o código de aprovação, o nome do titular do cartão de crédito e um local para a assinatura do cliente. Você também mantém uma cópia do recibo assinado para seus registros.
Por que mantê-los?
Se surgir um caso em que o cliente contesta a cobrança do cartão de crédito de sua empresa, você é responsável, como o comerciante, por provar que é válido. Um dos primeiros itens que o banco do cliente solicitará é uma cópia do recibo do cartão de crédito relacionado à transação. O prestador de serviços comerciais também precisa ver o recibo assinado para investigar a disputa em seu nome. Se a disputa do cliente for aprovada porque você não pode fornecer uma cópia do recibo de venda assinado, você terá que pagar taxas caras de devolução e também perderá o valor da venda, bem como o produto ou serviço vendido.
Quando jogar
Devido à possibilidade de disputas de clientes, não é prudente descartar um recibo de venda com cartão de crédito apenas porque a transação liquidou sua conta de comerciante - mesmo que você já tenha recebido os fundos da venda. Os bancos geralmente dão aos clientes cerca de 60 dias para disputar uma cobrança pela Fair Credit Billing Act. É uma aposta segura manter o recibo do cartão de crédito por pelo menos três meses. Se você precisar de recibos de vendas especificamente para fins de relatório de imposto de renda, mantenha-os à disposição por pelo menos seis anos.
Armazenando Recibos
Se você precisar manter esses recibos de vendas, armazene-os em um local seguro e trancado, pois eles contêm informações confidenciais do cliente. Mantenha esses dados confidenciais fora do alcance de funcionários não autorizados e de pessoas externas para evitar problemas com fraudes relacionadas a cartões de crédito ou identificar roubos. Seu contrato de serviços comerciais pode descrever regras específicas sobre como gerenciar e armazenar dados confidenciais de cartão de crédito para clientes de acordo com as diretrizes do Padrão de segurança de dados do setor de cartões de pagamento. O PCI DSS é uma organização que fornece orientação sobre o gerenciamento de dados de cartão de crédito do cliente.
