É fácil para uma empresa ficar sobrecarregada com o inventário, especialmente quando está apenas começando. Um erro que muitas empresas cometem é encomendar muitos produtos de uma só vez sem antes estabelecer um sistema de gerenciamento de estoque e configurar um espaço de depósito que será capaz de lidar com problemas de armazenamento nos próximos meses e anos. Se você achar que sua empresa cresce e seu espaço no depósito está ficando muito apertado, você terá que gastar o dinheiro para ter todo o estoque transportado para outro local ou alugar espaço adicional, o que complicará seu sistema de estoque. Este artigo explica como gerenciar inventário e suprimentos para organizações grandes e pequenas.
Gerenciamento de Inventário para Grandes Organizações
Se você é um novo negócio, defina projeções para onde você acredita que sua empresa estará em 1 ano, 3 anos, 5 anos e além. Alinhe essas projeções com a quantidade de inventário que você estima que estará disponível em cada uma dessas datas de marco. Alugue ou compre um depósito que atenda às suas necessidades pelo menos nos primeiros 5 anos.
Certifique-se de manter seu inventário em um local fresco e temperado que você pode acessar facilmente com um carrinho ou empilhadeira (dependendo do tamanho do seu armazém e estoque). Mantenha suprimentos para sua empresa em um local separado que seja mais facilmente acessível aos funcionários da empresa. Você deseja mover ordens específicas imediatamente para os departamentos apropriados que precisam delas e manter o excedente em uma sala de suprimentos conveniente que esteja fechada e fechada.
Contrate pessoal que será dedicado a gerenciar, receber e rastrear estoques e suprimentos diariamente (dependendo do tamanho do estoque que precisa ser mantido).
Implemente um sistema de computador de gerenciamento de inventário. Com este sistema, você registrará novas remessas de fornecedores, bem como pedidos que serão enviados para clientes e produtos enviados para outros departamentos como parte do processo de fabricação. Registre recebimentos de suprimentos para sua empresa em uma série de ordens de compra diferentes no sistema de estoque. Por exemplo, você pode querer iniciar todos os pedidos de estoque da empresa como INV (ou seja, INV00001, INV00002 e assim por diante) e todos os pedidos de suprimento como SUP (ou seja, SUP00001). Dessa forma, você poderá separar quais itens recebidos serão estocados no depósito e quais serão enviados para departamentos individuais.
Configure um sistema de vigilância em seu armazém para monitorar o inventário. Isso protegerá seus negócios dos problemas de redução de estoque.
Gerenciamento de Inventário para Operações Menores
Reserve um local fresco e seco em seu escritório ou escritório alugado para estocar seu estoque. Se você achar que está ficando sem espaço, alugue uma pequena unidade de auto-armazenamento em sua cidade para os produtos que você não precisa com frequência. Você também pode manter uma quantidade modesta de cada produto em seu escritório e o restante em estoque em sua unidade de armazenamento automático.
Informatizar seu inventário usando um arquivo de planilha. Nomeie uma nova planilha para cada produto que você vender. Liste a descrição da transação na primeira coluna (como "ordem em", "venda para a empresa XYZ" ou "produto danificado"). Liste a quantidade do produto que foi ajustado e, na terceira coluna, mantenha um total de quanto de cada produto restante.
Mantenha uma lista curta de suprimentos que precisam ser reabastecidos na parede do seu escritório. Em seguida, você pode levar essa lista com você em sua viagem mensal à sua loja de suprimentos local ou ao fazer seu pedido de suprimentos on-line.
Como você provavelmente terá que gerenciar seu próprio inventário como proprietário de uma pequena empresa, reserve algumas horas por semana dedicadas a atualizar seus totais de estoque com novos pedidos e registrar novas necessidades de suprimento.
Dicas
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Alguns sistemas de computadores de gerenciamento de inventário permitem que você configure um sistema de leitura de código de barras. Você precisará adquirir um dispositivo de leitura de código de barras vinculado ao sistema do computador e uma impressora de etiquetas de código de barras para marcar cada pacote recebido. À medida que os pedidos saem, você escaneia o produto ou pacote e insere o número de unidades que estão sendo retiradas do estoque. É uma forma cara, porém mais simplificada, de gerenciar seu inventário.
Se você é uma empresa já estabelecida que deseja manter o acompanhamento de estoque de volta ao mesmo nível, organize uma limpeza de uma semana na qual você conta manualmente seu inventário, reorganiza os produtos e configura tudo em um sistema de gerenciamento de inventário atualizado em seu computador.
