A maioria das pessoas que trabalha é bombardeada diariamente por e-mails intermináveis. Muitos desses e-mails são rapidamente digitalizados e excluídos, mesmo se forem abertos. Quando você envia um e-mail comercial a um colega, funcionário ou cliente, não quer que ele acabe na pilha de descarte. Familiarizar-se com o formato de e-mail comercial pode fazer a diferença entre ter seu e-mail lido e tê-lo despejado na lixeira virtual.
O que é o formato de e-mail comercial?
O formato de e-mail comercial é uma boa prática para enviar qualquer tipo de correspondência em nome da sua empresa. Ele fornece uma estrutura formal que ajuda a transmitir sua mensagem e obter uma resposta.
Os elementos de um email comercial incluem:
- Linha de assunto detalhada. Use uma linha de assunto que incentive o leitor a abrir seu e-mail. Quanto mais específico você for, melhor. Inclua algumas palavras sobre o assunto do e-mail Reunião na próxima semana para discutir a proposta - ao invés de uma palavra vaga, como Olá. Ser específico ajuda a impedir que o seu email seja apanhado num filtro de spam, nunca chegando ao destinatário em primeiro lugar.
- Saudação profissional. Como você cumprimenta a pessoa depende de seu relacionamento pré-existente, se você tiver um. Se você está buscando alguém novo ou que está em uma posição mais sênior, é apropriado usar uma saudação mais formal, como Caro Sr. Jones. Se você já trabalhou com essa pessoa antes e tem um relacionamento mais casual, não há problema em usar o nome da pessoa, como Oi Kim. Verifique se o nome da pessoa está escrito corretamente e se o endereço de e-mail está correto.
- Mensagem concisa. O corpo do email comercial deve ser direto e direto ao ponto. A pessoa que lê nem sempre tem muito tempo, por isso não a torne muito longa e detalhada. Use frases curtas e parágrafos e inclua apenas informações pertinentes. Por exemplo, uma frase ou duas sobre por que você gostaria de conhecer e os horários propostos. Isso também facilita que as pessoas leiam a mensagem em seus telefones, que é onde eles provavelmente abrirão e-mails. Não se esqueça de usar a formatação básica de e-mail, mesmo se você estiver tentado a usar muitas cores ou emoticons.
- Assinatura. Ao enviar um e-mail comercial, é sempre uma boa ideia fechar com uma assinatura de e-mail. Inclua seu nome, cargo, empresa e informações de contato. Também pode incluir links para sua mídia social ou site, tornando conveniente para o destinatário ter acesso a eles. Só não inclua tanta informação que pareça confusa. Sua assinatura pode ser pré-programada em suas configurações de e-mail para que seja automaticamente incluída em todos os e-mails que você enviar.
Por que você precisa conhecer o formato de e-mail comercial?
Um e-mail comercial é essencialmente como qualquer outra carta comercial, mas enviado eletronicamente. E, como qualquer carta comercial, certifique-se de usar o formato correto para que você seja o mais profissional possível. Você não deseja enviar um e-mail que seja casual ou impessoal, especialmente para uma preocupação comercial importante.
O formato de email comercial fornece uma estrutura fácil que pode ser adaptada a qualquer email comercial. Ele é projetado para informar aos destinatários exatamente o que é a mensagem e incentivá-los a abrir o e-mail e lê-lo. O formato de email comercial também permite que você seja formal ou casual, dependendo do destinatário. Permaneça sempre profissional e amigável em seu email. Escreva de uma forma que incentive o destinatário a ler sua mensagem e responder a sua solicitação.
Você representa sua empresa com todos os e-mails enviados. Aprender o formato de e-mail comercial pode ajudá-lo a causar uma boa impressão tanto naqueles com quem você trabalha quanto com quem você gostaria de trabalhar.
Exemplo de formato de e-mail comercial
A maneira exata em que você formata o e-mail comercial depende da sua personalidade, do assunto do e-mail e a quem você está enviando. Siga este formato básico de email comercial:
Assunto: Review Summer Marketing Plan
Oi Sam
Anexado é o plano de marketing de verão que eu coloquei juntos. Eu agradeceria se você pudesse revisá-lo e me informar se você tem alguma sugestão.
Você terá tempo de discutir isso comigo na próxima terça ou quarta?
Obrigado,
Jenny
título, nome da empresa e informações de contato
Como sempre, revise a ortografia e a gramática antes de clicar em enviar.
