Contas de compensação de folha de pagamento são uma maneira benéfica para as empresas gerenciarem seu processo de folha de pagamento. Grandes empresas podem automatizar seu processo de verificação de folha de pagamento usando um PCA e depósito direto, permitindo menos tempo para que os cheques sejam liberados de sua conta bancária. Os PCAs também protegem a integridade da conta bancária principal de uma empresa.
Definição
Uma conta de compensação da folha de pagamento é uma conta bancária de saldo zero usada pelas empresas para compensar os pagamentos de folha de pagamento dos funcionários. Um PCA é popular entre as grandes empresas que têm milhares de cheques de funcionários descontados em cada período de pagamento. O PCA mantém caixa separado da conta bancária regular da empresa e ajuda a proteger a empresa de ter sua conta operacional diária comprometida por pessoas de fora. Também ajuda a manter a integridade com o sistema de depósito direto que é padrão na maioria das empresas.
Processo de folha de pagamento
Depois que os valores da folha de pagamento tiverem sido aprovados em papel, uma transferência é feita da conta bancária da empresa principal para o PCA. Essa transação geralmente ocorre alguns dias a uma semana antes da data de vencimento. Se a empresa usar o depósito direto, as transferências serão feitas do PCA para as contas bancárias do funcionário em um horário especificado na data de pagamento. Se a empresa emitir cheques em papel, eles serão eliminados do saldo do PCA até que ele atinja zero e todos os cheques tenham sido descontados.
Revisão da conta
Na maioria das vezes, o processo de folha de pagamento da PCA funciona em uma ordem contínua para compensar as verificações da folha de pagamento. Quaisquer exceções levarão a uma revisão de conta do PCA e às verificações de folha de pagamento pendentes. Os empregadores de depósito direto receberão um relatório de exceção de seu banco sobre quais salários de funcionários não foram depositados como resultado de um erro. Para cheques em papel, é um pouco mais difícil para os empregadores descobrirem quais funcionários não descontaram seus cheques. Imprimir um extrato bancário on-line e reconciliar a conta é a melhor opção para esse cenário.
Vantagens
A compensação da folha de pagamento da PCA pode ter algumas vantagens para as empresas. O mais importante é que impede o acesso indesejado à conta bancária da empresa principal. Se o PCA estiver comprometido, ele pode ser fechado e outro configurado com um número de conta diferente. Outra boa vantagem é que auxilia no processo de depósito direto para grandes empresas. Extratos bancários e relatórios podem ser gerados a partir do PCA sem muitas transações desnecessárias das operações diárias incluídas.
Desvantagens
A compensação da folha de pagamento da PCA pode ser inadequada para empresas de pequeno e médio porte que tenham menos funcionários. Se a empresa emitir folha de pagamento usando cheques ao vivo, o rastreamento de qualquer saldo remanescente no PCA pode ser demorado. Algumas empresas mantêm apenas o saldo da folha de pagamento no PCA por alguns dias; os funcionários que tentarem fazer cheques após essa data não poderão fazê-lo. Isso cria mais trabalho para o departamento de contabilidade ao emitir novamente cheques para períodos de folha de pagamento anteriores.
