É fácil não entender que o dinheiro dos negócios está fazendo uma das duas coisas - entrar ou sair. Há uma terceira categoria: Limbo.Quando no limbo, o dinheiro está aguardando a atribuição da conta ou ainda não foi descontado ou recebido. Às vezes, esses fundos são rastreados por meio de uma conta temporária, uma espécie de estação intermediária. Popularmente conhecida como a “conta de compensação”, essas também são chamadas de contas de lavagem, contas de permuta, contas de saldo zero e até mesmo contas temporárias.
O que é uma conta de compensação?
Às vezes, as contas de compensação podem ser confundidas com "contas suspensas". Elas são compreensíveis, pois são contas temporárias aguardando mais informações antes que uma próxima etapa possa acontecer.
Onde eles diferem é que uma conta de suspense é toda sobre a resolução de um mistério ou problema. Talvez algum cliente tenha pago várias coisas de uma só vez e haja alguma dificuldade em decifrar como esse pagamento se desfaz. O pagamento vai para a conta suspensa até que isso seja resolvido e seja entendido onde o dinheiro pertence.
A conta de compensação, no entanto, é muito semelhante a um razão geral usado como um lembrete para serviços ou mercadorias recebidas ou vendidas que ainda não foram faturadas ou outras transações que ainda não podem ser registradas em detalhes. Às vezes, é usado como uma forma de rastrear um projeto em andamento, como uma renovação de escritório em que as faturas estão sendo enviadas periodicamente, mas que precisam ser pagas a um contratante geral em uma data posterior. Uma vez que o pagamento é devido e feito, ele pode ser lançado nas contas corretas e liberado da conta de compensação.
Outro exemplo é uma empresa que trabalha em livros de fim de ano fiscal. Eles podem estacionar a receita e os custos relacionados a este projeto na conta temporária ou de compensação até que a revisão seja concluída. Nesse ponto, eles podem transferir as receitas e despesas da conta de compensação para seus ganhos líquidos.
Quando uma empresa precisa de uma conta de compensação
O volume geralmente tem muito a ver com a necessidade de limpar contas. Digamos que haja uma folha de pagamento para enfrentar. A conta de compensação da folha de pagamento deve ser uma conta de saldo zero. Logo após os pagamentos serem computados, antes de serem emitidos para os funcionários, os fundos da folha de pagamento são transferidos para a conta de compensação. Quando eles são descontados, a conta é revertida para zero e todos os pagamentos são registrados.
Talvez exista uma empresa que faz muitos negócios em dinheiro, como um serviço de junkers que coleta pessoas durante todo o dia e recebe dinheiro a cada parada ou duas. Este proprietário pode usar uma conta de compensação para registrar rapidamente as transações e o dinheiro até que ele possa registrar e alocar fundos corretamente em suas contas corretas no final do dia ou no final da semana.
Quando há um fluxo constante de renda chegando ou saindo, uma conta de compensação pode ser útil para acompanhar o que está em transição ou terá que ser considerada nas próximas semanas.
É importante notar que o objetivo de usar as contas de compensação é tornar a vida mais simples durante a fase de transição com dinheiro. Se alguém usa apenas uma única conta de compensação para todos os tipos de transações, ela acaba com o propósito.
Uma empresa deve ter uma conta de compensação da folha de pagamento e outra para administrar as despesas, e assim por diante. Ao fazê-lo, os fundos são mantidos em suas próprias categorias para facilitar a resolução de problemas e o monitoramento, conforme necessário. Não há limite para o número de contas de compensação que uma empresa pode usar nas práticas contábeis, pois elas são contas de saldo zero que não devem ser exibidas nos livros contábeis finais. É tudo sobre o que faz sentido registrar as transações e equilibrar os livros.
Como configurar uma conta de compensação
Configurar uma conta de compensação depende de onde você está fazendo isso. Diga Quickbooks é o seu software de escolha. Abra “listas”, depois selecione “Plano de Contas” e clique com o botão direito em qualquer lugar aqui, então selecione “novo”. Agora deve haver uma janela “adicionar nova conta”, então selecione o botão “banco”. O Quickbook observa que existem vários tipos de contas para escolher, mas "banco" é o melhor para uma conta de compensação devido à flexibilidade que oferece.
"Banco" permite que você pague na conta usando "receber pagamentos" ou "fazer depósitos". Quando pagar, você pode usar "cheques" ou "pagar contas". Outra vantagem é que a conta bancária será um balanço item, bem como um demonstrativo de fluxo de caixa, mostrando como saldos e também alterações nos saldos.
Depois, há a praticidade, pois a alocação de despesas para despesas gerais ou classes usando verificações zero significa a necessidade de uma conta "bancária" para a conta de compensação.
Mas, voltando a criar a conta de compensação: depois de selecionar "banco", clique em "continuar" e agora insira um título no campo de nome da conta - compensação, permuta, lavagem, temporário são todos bons nomes para essa conta e talvez para que departamento. Tais como, "contas de compensação de contas a pagar".
Não insira um saldo de abertura agora. Apenas salve e feche.
Mas espere, há mais
Cada software de contabilidade oferece diferentes opções e controles de conta. Seu suporte ao produto terá etapas listadas para instalar contas de compensação para esse sistema. Se sua empresa for uma pequena empresa e você contratar serviços externos para a contabilidade de final de ano, é aconselhável consultar seu contador para ver o que ela sugere como a melhor maneira de preparar contas de compensação para as necessidades de sua empresa. Ela pode listar as categorias de contas de compensação que beneficiariam suas operações.
Quer você use o Bill.com, o uCollect, o Xero, o MYOB, o Freshbooks ou qualquer outro sistema de contabilidade, suas páginas de suporte explicarão como começar a liberar contas, porque elas são fundamentais para a maioria das práticas contábeis das empresas. Alguns softwares de contabilidade baseados na nuvem e até mesmo os Quickbooks têm plug-ins de terceiros que fornecem soluções personalizadas de conta de compensação que podem valer a pena investigar.
Permanecendo responsável com a limpeza de contas
As contas de compensação são ótimas para administrar o fluxo de dinheiro e manter o controle dos padrões de tráfego de caixa. Mas tudo isso pode dar errado se não houver ninguém responsável por manter a conta de compensação em dia.
Uma conta de compensação deve ser revista mensalmente. A reconciliação é um papel crítico no esclarecimento do sucesso da conta. Sem reconciliação, as contas de compensação não são claras.
Um mês é muito tempo para você designar uma conta de operações para cada transação listada na conta de compensação. Isso é tempo suficiente para transferir os fundos certos para essas contas para essas entradas.
Qualquer coisa que tenha ficado na conta de compensação após essa duração é uma transação que precisa ser perseguida. Por exemplo, por que esse cheque não é descontado por um fornecedor? Foi mesmo recebido? Caso contrário, isso poderia prejudicar a capacidade da empresa de receber ações ou obter serviços necessários em tempo hábil.
Garantir que cheques sejam descontados, e não apenas receber depósitos, faz parte de ser um negócio de sucesso. Afinal de contas, quando os prestadores de serviços percebem que você é responsável pelo dinheiro indo e vindo, cria melhores relações de trabalho para o longo prazo, porque eles sabem que você está prestando atenção em reembolsá-los por seus serviços.
Como gravar contas de compensação em um balanço
A folha de pagamento é um uso popular para uma conta de compensação e é um ótimo exemplo de como funciona uma conta de compensação.
Como qualquer conta de compensação, as contas de compensação da folha de pagamento são uma conta de saldo zero. Devido à natureza ano-a-ano da folha de pagamento e como as coisas podem mudar com tanta frequência em impostos retidos na fonte e outras deduções, é ótimo usar uma conta de compensação para ajudar a reconciliar essas coisas. E, quando erros acontecem ou ajustes precisam ser feitos, pode ser um processo mais simples de resolver quando está em uma conta de compensação de trabalho em andamento versus um item de linha em A / P ou A / R. É por isso que os contadores adoram usar contas de compensação - isso ajuda a evitar entradas confusas em outro lugar.
- Salários $ 22.476
- Compensação dos trabalhadores $ 1.348,56
- Impostos do Empregador: US $ 4.719,96
- Taxas de Folha de Pagamento $ 77
- Compensando saldo da conta $ 28,621.52
Todas essas somas são listadas como um débito no lado esquerdo do razão contábil. O saldo da conta de compensação é o total de salários, remuneração do trabalhador, impostos do empregador e taxas de folha de pagamento - todos os recursos envolvidos na distribuição de salários.
No lado direito do livro, um crédito é listado como $ 28.621,52, o mesmo que o total para o dinheiro relacionado ao salário da conta de compensação.
Uma vez que os contracheques são descontados, a soma deve ser de até US $ 22.476, e isso pode ser reconciliado para zero. Quando o pagamento da remuneração do trabalhador vai para o governo, isso se torna zero. Da mesma forma, para submissões de impostos e pagamento dos serviços de folha de pagamento.
Assim, como cada item de linha é retirado ou pago ao longo do mês ou no final do mês, ele é reconciliado e, depois de tudo dito e concluído, a conta de compensação deve retornar a um saldo zero. É daí que vem o termo "zerar" - o resultado é que os itens da conta de compensação são reconciliados.
Como anotar a limpeza de contas no QuickBooks
A equipe da Intuit por trás do Quickbooks tornou o uso de contas de compensação um procedimento bastante simples.
Primeiro, crie uma entrada de diário e, em seguida, adicione a conta A / R ou A / P do qual você está movendo dinheiro. Agora adicione a conta de compensação. Salvar esta entrada de diário.
Em seguida, crie uma segunda entrada de diário e adicione a conta de compensação a essa entrada. Em seguida, adicione a conta A / P ou A / R ao qual você vai mexer dinheiro.
Finalmente, em "Pay Bills" ou "Receive Payments", vincule essas duas Entradas no Diário juntas.
Quando o saldo zero não acontece
Se usado para folha de pagamento, contas a pagar, transações em dinheiro que precisam de resolução ou contas a receber mais tarde, as contas de compensação quase sempre retornam a zero depois que as transações entram e saem. Quando as contas de compensação não são conciliadas a zero, isso causa problemas que se propagam para o razão geral.
A reconciliação é a mesma que com outras contas. Se os pagamentos não corresponderem ao dólar por dólar, é importante perguntar por quê. Se os pagamentos forem incorretos, isso precisa ser resolvido. Se os cheques não estiverem sendo descontados, é hora de descontá-los. Tudo isso vai para a reconciliação da conta de compensação. Quando os totais corretos forem zerados, a conta de compensação atingirá um saldo zero e o processo de compensação poderá começar de novo.
Considerações Finais
Quando pequenas empresas estão envolvidas, as contas de compensação podem ter desvantagens. Se não houver transações suficientes para justificar a adição dessa camada de transparência e redundância, pode ser um trabalho extra desnecessário. Entradas não resolvidas que estão disponíveis por centavos e dólares podem gerar mais problemas do que valem, mas manter isso em cima de uma semana para semana e mês a mês pode mantê-las no mínimo.
Além disso, é possível que isso também tenha um impacto negativo no resultado final para as pequenas empresas. Pode ser que a transferência de fundos para uma conta de compensação possa significar a perda de ganhos de interesse em poupanças corporativas, o que provavelmente não será uma grande quantia, mas cada centavo não conta na saúde das pequenas empresas?
Em última análise, as contas de compensação podem ser uma tremenda ferramenta para muitas empresas. Se as contas de compensação são benéficas para a sua empresa, reduz o volume de transações e quantas mãos estão envolvidas na contabilidade corporativa. Se você procurou maior transparência e contabilidade mais limpa, as contas de compensação podem ser a solução desejada.
