O desenvolvimento de procedimentos de escritório beneficia seu escritório ou empresa ajudando você e sua equipe de gerenciamento a padronizar operações específicas. Os procedimentos do escritório ajudam a manter a excelência do serviço e servem como um guia que fornece as informações necessárias para garantir a qualidade do serviço. Criar procedimentos claros e precisos é possível seguindo a sequência direta de planejar o conteúdo, redigir os procedimentos, produzir um manual ou guiar e acompanhar todas as revisões feitas nos procedimentos. Procedimentos de escritório podem ser escritos para uma função de escritório específica ou para gerenciamento de todo o escritório.
Itens que você precisará
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Gravador de fita (opcional)
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Notebook e processador de texto
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Calendário ou agendador
Anote por que você está escrevendo os procedimentos e quem usará os procedimentos. Identifique com que frequência os procedimentos, ou seções dos procedimentos, serão usados. Ser específico ajuda você a se concentrar e estruturar o esforço de documentação.
Crie um cronograma para reunir informações sobre quais tarefas são executadas e com que frequência as tarefas são concluídas. Entreviste especialistas em desempenho de tarefas e registre as etapas executadas para concluir cada atividade dentro de uma tarefa. Se você criar as etapas do zero, desenhe um fluxograma simples das etapas que o pessoal segue do começo ao fim para concluir a tarefa.
Determine quando o documento será entregue e se será em formato papel ou online. Para fins práticos, os procedimentos em papel são ideais porque servem como um guia de referência fácil e são úteis durante o treinamento de procedimento. Ter uma estrutura de arquivos e uma convenção simples de nomenclatura de arquivos é útil ao criar procedimentos.
Divida os procedimentos em seções de acordo com a função. A criação de tarefas específicas da função atribui uma função e responsabilidade a uma pessoa ou departamento que deve concluir a tarefa.
Escreva as etapas processuais necessárias para concluir cada tarefa. Usando as notas de entrevista escritas ou gravadas no Passo 2, escreva a atividade em seqüência para que qualquer um possa completar a atividade e a tarefa com sucesso. Depois de documentar completamente as tarefas, execute uma verificação ortográfica e revise o conteúdo completo. É ideal ter um ou dois especialistas para verificar a precisão do documento.
Faça as correções necessárias e faça um segundo rascunho ou final. Tendo em mente a data de entrega do seu documento, faça uma verificação final do documento e depois produza o documento final para impressão ou referência online. Coloque a cópia em um fichário de três toques para facilitar a substituição de página quando as atualizações forem feitas.
Dicas
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O uso de qualquer informação existente ou fluxogramas de tarefas reduzirá o tempo necessário para concluir o desenvolvimento de procedimentos e ajudará a garantir que os erros operacionais sejam minimizados.
Em média, leva cerca de seis semanas para concluir a documentação e o processo de revisão.
