Muitas empresas emitem cartões de crédito para funcionários para várias compras, incluindo material de escritório, refeições relacionadas a negócios e despesas de viagem. No entanto, às vezes, os funcionários podem usar indevidamente o cartão de crédito da empresa, passando-o pelos tipos incorretos de despesas relacionadas ao trabalho ou, pior, para uso pessoal, incluindo adiantamentos em dinheiro, viagens pessoais, despesas domésticas e muito mais. Uma vez que você descobre que um funcionário usou o crédito da empresa de forma inadequada, aja rapidamente para que outros funcionários não sigam o exemplo ou o uso indevido continue.
Analise os registros de crédito da empresa para determinar quais cobranças são inadequadas ou não relacionadas à empresa. Realce-os e faça cópias para o departamento financeiro e, se necessário, para o arquivo pessoal do funcionário. Isso não só lhe dá uma ideia de quanto o cartão foi mal utilizado, mas também fornece um ponto de referência para usar quando se fala com o funcionário.
Conferir com recursos humanos antes de falar com o empregado. As chances são de que eles precisam estar na sala com você quando você perguntar ao empregado sobre as acusações. Além disso, eles podem dizer-lhe como proceder se o funcionário admitir que fez uso indevido do cartão para uso pessoal, especialmente se ele sabia que era contra as regras da empresa.
Agende uma reunião com o empregado. Pergunte se ele recebeu uma cópia das diretrizes da empresa quando recebeu o cartão. Isso informa se ele estava ciente das políticas relacionadas ao uso de crédito da empresa. Dê a ele uma chance de explicar e descobrir se as acusações foram deliberadas, se ele é mesmo responsável pelas acusações ou se isso foi simplesmente um caso de usar o cartão errado para os tipos errados de compras. Se a ação foi maliciosa e deliberada, talvez você precise tomar medidas disciplinares. A gravidade da disciplina deve depender de seu registro geral, bem como do valor cobrado, de sua disposição em admitir sua indiscrição e do nível de remorso que demonstra. Registre a conversa, com sua permissão, caso você precise continuar com o assunto, como a apresentação de acusações criminais.
Iniciar qualquer curso de ação se encaixa no nível do uso indevido. Se foi simplesmente uma questão de uso indevido não intencional, então reitere as orientações sobre o uso do cartão e dê ao funcionário outra chance. Se as cobranças tiverem um propósito, use as diretrizes da empresa para tomar a melhor decisão e levar em consideração o histórico do funcionário e a natureza das cobranças.Se as acusações chegarem aos milhares, isso é considerado grande roubo na maioria dos estados, e você pode não ter outra escolha a não ser entrar em contato com o departamento de polícia local e pedir que eles façam acusações contra o funcionário.
Instituir diretrizes mais rígidas quanto ao uso do cartão de crédito. De acordo com o site Inside Indiana Business, verifique os encargos todos os meses e sinalize aqueles que parecem suspeitos. Faça uma regra para os funcionários perguntarem antes de fazer qualquer cobrança sobre uma certa quantia de dinheiro. Limite o número de cartões que você distribui aos funcionários, permitindo que apenas aqueles que precisam comprar regularmente suprimentos para a empresa mantenham uma conta de crédito da empresa.
