Os diretores de uma empresa geralmente definem o gerenciamento de caixa como uma prática abrangente que pode afetar a cultura operacional geral da organização - abrangendo todos os segmentos, funções, unidades de negócios, processos e mecanismos. Central para as políticas de gerenciamento de caixa são os procedimentos em torno de contas de desembolso, especialmente aquelas relacionadas a saídas significativas de dinheiro e investimentos de longo prazo.
Definição
Uma empresa usa contas de desembolso para controlar o dinheiro e economiza despesas tão diversas quanto folha de pagamento, litígios, multas regulatórias, manutenção de equipamentos e material de escritório. Qualquer conta da empresa depende de monitorar o que sai - e o que entra - as adegas corporativas qualificam-se como uma conta de saída. Dada a importância desta conta, muitos pensamentos estratégicos são aplicados na formulação e adoção de procedimentos de desembolso. Dessa forma, as contribuições diretas dos chefes de departamento e gerentes de operações fortalecem a autoridade do manual de políticas corporativas e melhoram o fluxo narrativo subjacente, que são critérios importantes que ajudam os funcionários a entender claramente como desembolsar fundos, quando fazer isso, quem buscar aprovação e como reportar remessas.
Monitoramento de atividades de negócios
Para um negócio, um manual de procedimento de pagamento bem pensado fornece aos chefes de segmento as alavancas necessárias para monitorar a atividade comercial, contabilizar o dinheiro da empresa com precisão e evitar a apropriação indevida de ativos - especialmente roubo de dinheiro. Por exemplo, o tesoureiro corporativo pode trabalhar em conjunto com o pessoal do departamento de contabilidade para estabelecer as bases para uma gestão de caixa eficaz, incutindo em subordinados a importância de coisas como rastreamento de cheques, vigilância de contas de desembolso e relatórios financeiros periódicos. A última prática é essencial para descobrir quanto dinheiro saiu das contas de desembolso durante um determinado período, como um mês ou trimestre.
Custo do risco
Nas economias modernas, a liderança de uma empresa pode não permitir muita liberdade em como os funcionários gerenciam as contas de desembolso, temendo que uma abordagem sem restrições à administração de caixa possa custar o dinheiro da empresa no futuro. Isso ocorre porque os executivos seniores devem gerenciar o dinheiro da empresa com inteligência, para que os investidores e os credores percebam a organização como um risco de crédito menor. Caso contrário, os credores podem aumentar os custos de empréstimos da empresa e cobrar taxas de juros mais altas - um desenvolvimento adverso para os negócios, especialmente se precisar de dinheiro fresco para lidar com o tédio competitivo, expandir as vendas e fazer tudo o que uma empresa deve fazer. Tempo.
Ferramentas e Envolvimento do Pessoal
O pessoal de contas a pagar trabalha em conjunto com tesoureiros corporativos e gerentes financeiros para monitorar o quanto sai das contas de desembolso e descobrir por que a organização deve distribuir o dinheiro. Para executar as tarefas com eficiência, esses profissionais usam ferramentas tão diversas quanto software de gerenciamento de caixa, programas de análise financeira, software de planejamento de recursos corporativos e aplicativos de gerenciamento de contas a receber e a pagar.
