Independentemente de você ser indicado como o assessor de captação de recursos para uma organização ou decidir agir por conta própria, o planejamento de um evento de arrecadação de fundos bem-sucedido requer preparação extensiva. Um evento de jantar misterioso é uma alternativa emocionante para um fundraiser tradicional jantar black-tie. Uma trupe de atores faz um jogo misterioso enquanto os hóspedes desfrutam de uma refeição servida. Normalmente, os atores interagem com o público, convidando-os a tentar resolver o mistério. Como organizador, você terá a satisfação de não apenas arrecadar dinheiro para sua organização, mas também de sediar um evento memorável para seus convidados.
Conte com a ajuda de outras pessoas na organização. Para um evento de médio a grande porte, você provavelmente precisará delegar algumas tarefas para atingir todas as suas metas. Você precisará de pessoas que possam ajudar a organizar o catering, o entretenimento e os aspectos financeiros do evento. Se você tem voluntários suficientes, você pode querer formar comitês designados para várias tarefas.
Definir metas de captação de recursos. Calcule quanto dinheiro deseja levantar para a organização e adicione o custo de hospedar o evento. Seu orçamento deve incluir o preço do local, publicidade, decorações, serviços de catering, trupe de atores e limpeza. Mantenha registros de todos os aspectos financeiros do evento para fins fiscais.
Marque uma data para o evento e agende reuniões com outros voluntários ou comitês. Essas reuniões servirão como verificações de progresso e podem ajudar a evitar problemas e conflitos durante o processo de planejamento. Discuta planos de backup em caso de possíveis problemas, como atores que não aparecem.
Reserve um local. O espaço precisa acomodar uma área de jantar, área de preparação e instalações de cozinha para os fornecedores. Muitos locais comunitários enchem-se rapidamente, por isso, reserve um local assim que marcar uma data para o seu jantar misterioso.
Contrate uma empresa de trupe e catering de atores. Você precisará de uma trupe especializada em peças misteriosas ou que tenha experiência em apresentações para eventos de jantares misteriosos. Ao contratar um serviço de bufê, procure um que se especialize em jantares de angariação de fundos e ofereça opções dentro do seu orçamento.
Defina os preços dos ingressos com base no custo de hospedagem do evento. Você precisará calcular um custo por cabeça. Por exemplo, se o custo do serviço de catering for de US $ 10 por pessoa e o custo do grupo de atores em média for de US $ 10 por pessoa, seu custo por cabeça será de cerca de US $ 20. A maioria das organizações define o preço do ingresso com o dobro do custo por cabeça, portanto, neste exemplo, os ingressos para o evento seriam de US $ 40.
Anuncie seu evento. Configure um site e direcione as pessoas para o site para obter mais informações sobre todos os materiais de publicidade. O site deve conter informações sobre data, hora, local e custo do ingresso, além de informações sobre sua organização e como os fundos arrecadados serão usados.
Dicas
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Idéias de publicidade baratas incluem sites de redes sociais, panfletos e cartazes. Alguns jornais e estações de rádio permitem que organizações sem fins lucrativos anunciem seus eventos gratuitamente.
