Um plano de aquisição de projeto descreve e documenta todas as compras de fornecedores externos que serão necessárias para suportar as necessidades de um projeto específico. Um projeto pode precisar de computadores, papel ou outros suprimentos, dependendo da natureza do projeto. Delineando as necessidades do projeto e como os suprimentos serão adquiridos, permita um orçamento adequado e um planejamento adequado. Um bom plano de aquisições também dará passos específicos sobre como iniciar e executar compras. Isso garantirá que todas as ofertas sejam concedidas de forma justa e sejam do melhor interesse da empresa.
Defina os requisitos do plano. Inclua todos os objetivos do plano. Por exemplo, obter bens dos melhores fornecedores ao menor custo.
Listar a equipe de compras. Essa lista incluirá todas as partes que serão incluídas nas decisões de aquisição. Inclua nomes e informações de contato para cada pessoa ou grupo.
Documente a justificativa para a aquisição. Inclua as razões pelas quais os suprimentos são necessários e como eles serão usados. Identifique os itens que serão adquiridos durante a vida útil do projeto. Inclua a quantidade de itens necessários.
Construa uma linha do tempo que identifique todas as compras que serão feitas ao longo do projeto. A compra de suprimentos a granel ou em determinadas épocas do ano pode resultar em economia. Inclua esses detalhes como parte da linha do tempo.
Definir o processo de seleção de fornecedores. Isso inclui todas as etapas necessárias para obter lances. Determine um número mínimo de lances que serão obtidos antes de selecionar um fornecedor. Liste qualquer contrato ou termos de pagamento que devam ser acordados antes de selecionar o fornecedor.
Crie uma lista de tarefas que devem ser realizadas para comprar um item. Identifique toda a papelada que deve ser preenchida para processar um pedido de compra. Pedidos de compra podem precisar de autorização da administração.
Dicas
-
Revise o plano de aquisições regularmente. Mudanças nos termos do fornecedor e outros fatores de mercado podem impactar positivamente ou negativamente o plano. Ajuste o plano para melhor atender às necessidades do negócio.
