Para organizar um jantar de arrecadação de fundos bem-sucedido, você precisa planejar bem e conhecer sua base de doadores e a comunidade que a angariação de fundos, em última análise, beneficia. Fazer uma boa quantidade de footwork antes do tempo pode salvar as dores de cabeça de todos. Se você é um coordenador de eventos para uma organização sem fins lucrativos ou um voluntário entusiasta, há alguns passos que você pode tomar para ajudar a realizar um empreendimento lucrativo.
Estabeleça seu orçamento. Compreender os fundos que você tem irá determinar que tipo de jantar de angariação de fundos você pode realizar. Uma coisa a se pensar quando se leva em consideração o dinheiro é perguntar se um extravagante evento de arrecadação de fundos (e de alto custo) acabará beneficiando a organização. Às vezes, um caso problemático pode trazer tanto dinheiro sem todos os custos iniciais. Criatividade é fundamental.
Peça por ajuda. Esses eventos, mesmo que pareçam pequenos no começo, têm um jeito de se tornarem maiores do que imaginávamos. Tente não fazer muito por conta própria; peça voluntários para ajudar na lista de convidados, limpeza, equipamento de direção ou o que você tem. Obter outras pessoas a bordo também permite que as pessoas contribuam para uma causa em que acreditam.
Identifique o local o mais rápido possível para reservá-lo. Onde esse jantar será realizado? Será um pequeno caso que pode acontecer na casa de alguém ou você está procurando criar um evento maior? Tente olhar primeiro para as opções de baixo custo antes de alugar um corredor; você pode ter um filantropo em sua comunidade que favoreça sua causa e esteja disposto a deixá-lo usar sua casa como meio de doação. Além disso, pergunte a centros comunitários, igrejas e escolas de ensino fundamental cujas instalações podem estar disponíveis por pouco ou nenhum custo.
Determine quem preparará o jantar e como. Este evento será servido profissionalmente ou a refeição será feita por membros da organização? Por exemplo, um jantar de angariação de fundos pode ser preparado por crianças do ensino fundamental. Um grupo de crianças pode querer arrecadar dinheiro para uma causa local e elas podem ajudar a criar uma refeição simples que eles cozinham e servem.
Convide os convidados. Obtenha uma lista completa de doadores passados e atuais e distribua convites. Se você é um voluntário e não tem acesso imediato a este banco de dados, ligue para a instituição de caridade e peça para falar com um diretor ou representante de mídia para obter uma lista atual. Muitas organizações estão utilizando e-mail e sites de redes sociais para divulgar seus eventos. Isso economiza uma enorme quantidade de dinheiro em papel e custos de envio.
Designar entretenimento. É uma boa ideia ter algo diferente do jantar para entreter seus doadores. Se isso é um fundraiser para uma escola de música ou dança, um recital estaria em ordem. Um evento de arrecadação de fundos para a juventude pode pedir às líderes de torcida locais que realizem algumas rotinas, ou talvez pedir às crianças que preparem uma pequena e divertida esquete sobre por que precisam de dinheiro para continuar com suas atividades. Mostrar um pequeno filme sobre a sua causa também pode ser uma maneira poderosa de retratar a importância da causa para a sua comunidade.
Acompanhamento periodicamente antes do evento. Você pode estar planejando esse evento por seis meses, então é uma boa ideia fazer check-in de tempos em tempos para garantir que as coisas ainda estão no caminho certo. Isso não precisa ser uma ligação semanal para o serviço de bufê, mas você deve pelo menos fazer uma ligação algumas semanas antes de preencher os detalhes de última hora que precisam ser organizados.
