As empresas que mantêm estoques usam sistemas de estoque para gerenciar os níveis de estoque no depósito, bem como na fábrica. Essas empresas precisam decidir entre usar sistemas de inventário de período e sistemas de inventário perpétuo. Com qualquer sistema, a empresa ainda precisa fazer um inventário físico pelo menos uma vez por ano. Um inventário físico fornece alguns benefícios para o gerenciamento do negócio.
Sistemas de Inventário
Os sistemas de estoque atendem às necessidades de um negócio fornecendo informações sobre quantidades de estoque e valores em dólar. Muitos sistemas de estoque fornecem informações sobre o local específico do estoque e a quantidade mantida nesse local. Os funcionários e gerentes da fábrica usam essas informações para localizar itens específicos para envio aos clientes ou para determinar se a empresa precisa reordenar um item de estoque específico porque o estoque disponível diminuiu. Os sistemas de inventário também fornecem informações ao departamento de contabilidade em relação ao valor total do estoque pertencente à empresa.
Inventário perpétuo
Um sistema permanente de estoque é atualizado toda vez que o depósito recebe estoque dos fornecedores, bem como sempre que o estoque envia o estoque para um cliente. O sistema de estoque permanente fornece o saldo do estoque a qualquer momento. Esse equilíbrio é continuamente atualizado. Muitas empresas usam scanners e códigos de barras para registrar facilmente as alterações nos saldos de estoque. Essas empresas digitalizam partes do estoque quando são enviadas ou recebidas, o que atualiza automaticamente o saldo no sistema de estoque.
Inventário físico
Um inventário físico consiste em contar manualmente cada item de estoque e compará-lo com a quantidade registrada no sistema de estoque. Algumas empresas separam os funcionários em dois grupos, com um grupo contando cada item e o segundo contando cada item. Isso permite que a empresa compare as duas contagens com a quantidade registrada no sistema e identifique possíveis problemas de estoque. Uma contagem de inventário físico permite que a empresa determine corretamente as quantidades de estoque, identifique os ajustes de estoque necessários e investigue os desvios.
Ajuste de inventário
Às vezes, as empresas descobrem discrepâncias entre as quantidades reais no estoque e o estoque registrado. Quando isso ocorre, a empresa registra um ajuste de estoque para corrigir o saldo do estoque no sistema. As grandezas de ajuste surgem da comparação da quantidade real com a quantidade do sistema. O objetivo do ajuste de estoque é tornar o sistema de estoque igual ao estoque real de propriedade da empresa.
Variação de estoque
Depois de realizar um inventário físico, uma empresa investiga os desvios de quantidade descobertos para determinar o motivo das variações. As variações geralmente surgem como resultado de erros, roubo ou destruição de funcionários.
