Sua empresa deve preencher um formulário W2 todos os anos para cada funcionário. Esses formulários apresentam informações que afetam os cálculos de impostos, incluindo salários, retenção de imposto de renda estadual e federal e contribuições de pensão. O funcionário é responsável pelo envio de uma cópia do formulário junto com a declaração de imposto anual para o Internal Revenue Service. Preencher um W2 é relativamente simples se você tiver um software de contabilidade fiscal para acompanhar os números.
Formato pelas regras
Seu software de contabilidade pode preencher as caixas individuais no formulário automaticamente a partir de figuras e cálculos armazenados. O IRS exige uma fonte Courier padrão, digitada ou impressa, em preto, de 12 pontos, sem correções e com todas as entradas ajustadas inteiramente dentro das caixas. O formulário é lido por máquina e, se ele for retirado por formatação incorreta, ou por ser manuscrito ou na cor errada, você precisará reenviá-lo.
Descrições mais detalhadas
Mostrar o total de salários, retenção e todas as outras informações apropriadas nas caixas corretas. O IRS fornece o manual "Informações para o Formulário W2", disponível em cópia impressa ou on-line, com um detalhamento das informações necessárias. Algumas caixas são meramente informativas, mas ainda obrigatórias. A exibição do Código DD na Caixa 12, por exemplo, informa ao IRS que o empregador reporta sua contribuição a um plano de saúde qualificado, que é excluído da renda tributável do empregado. As funções de caixa estão sujeitas a alterações, pois a lei tributária cria novos requisitos de relatório.
Distribuindo o documento
Cópia de arquivo A do Formulário W2 com a Administração da Previdência Social, que precisa das informações do registro de salários e contribuições da SSA do funcionário. Envie a cópia 1 para a divisão fiscal estadual ou local, se exigido por lei. Copiar B, Copiar C e Copiar 2 vão para o empregado e Copiar D é para os registros do empregador. O prazo para distribuir o formulário e arquivo varia a cada ano. O prazo para o arquivamento de 2014, por exemplo, é 2 de março de 2015, enquanto o prazo para distribuí-lo aos funcionários é 2 de fevereiro de 2015. Você pode solicitar uma prorrogação do prazo para o preenchimento do Formulário 8809 do IRS. do W2 em seu sistema contábil. O IRS exige que você mantenha o formulário, mesmo que não entregue ao empregado, por quatro anos.
Economize tempo com BSO
Você pode usar o Business Services Online do Social Security para criar e / ou carregar uma versão eletrônica de seus W2s, que também pode ser impressa para os funcionários. Se você está administrando um pequeno negócio, isso representa uma alternativa para reunir os W2s através do seu próprio sistema de contabilidade ou fazê-los manualmente. O site da SSA requer registro. Você deve ter um navegador habilitado para Web com criptografia de 128 bits e cookies ativados e o Adobe Acrobat Reader para criar os documentos on-line.
