O equipamento de escritório é frequentemente um dos maiores custos de qualquer negócio. Este custo é agravado pelo fato de que o equipamento se desgastará ou quebrará. Escrever uma proposta detalhada descrevendo as necessidades da empresa e solicitando oficialmente que o equipamento seja comprado do orçamento da empresa é uma maneira de substituir esses itens. Uma proposta por escrito permite que vários funcionários estejam atualizados sobre as necessidades da empresa e tomem decisões com base em informações importantes, como o custo do equipamento e seus benefícios para a empresa.
Avalie a necessidade. A maioria das empresas tem orçamentos detalhados sobre o que podem comprar e quando. Determine a verdadeira necessidade da empresa, estudando cada equipamento e perguntando se ele pode ser reparado, se vai durar mais seis meses a um ano, ou se seria mais caro reparar ou substituir. Qualquer item que possa ser reparado ou que dure mais algum tempo deve ser marcado na lista de novos equipamentos solicitados.
Determinar os ganhos da empresa. O que a empresa economizará se o equipamento for substituído agora? O que isso vai ganhar? Se você substituir uma impressora de mesa por uma impressora comercial independente que possa imprimir várias cópias em uma fração do tempo, liste isso como um ganho, pois o tempo economizado é benéfico. Seja muito claro e conciso ao explicar o que cada equipamento trará para a empresa.
Pesquise novos equipamentos. Conheça e liste os preços, especificações, tipos de modelo, varejistas e fabricantes para cada peça de equipamento que você está solicitando. Saiba quais vendedores têm os itens com os preços mais baixos e que estão próximos de sua localização ou têm frete grátis. Conheça também quaisquer inconvenientes ou problemas que possam estar comumente associados ao equipamento.
Escreva o rascunho da proposta, incluindo seções para uma introdução ou resumo executivo, objetivos ou metas, necessidades da empresa, ganhos ou benefícios da empresa e custos. Também pode ser útil listar uma linha de tempo viável para a compra. Nem todo equipamento precisará ser comprado imediatamente.
Digite sua proposta, prestando atenção à formatação. Certifique-se de que todos os títulos estejam em negrito e alinhados corretamente. Marque a ortografia do seu trabalho usando a ferramenta de verificação ortográfica do computador e lendo a proposta você mesmo. Para garantir que você não perca nada, defina sua proposta por várias horas ou dias e, em seguida, releia mais uma vez.
Aviso
Mantenha seus pedidos razoáveis - se a sua empresa realmente não precisar de um modelo de equipamento industrial grande, não os liste.
Seja sincero nas suas avaliações do equipamento atual. Os leitores da sua proposta precisam confiar em suas opiniões.
