Os SOPs, mais formalmente conhecidos como procedimentos operacionais padrão, são práticas documentadas projetadas para garantir consistência nas práticas e operações comerciais. Muitas pessoas pensam nos POPs como aplicáveis apenas em contextos laboratoriais e de manufatura. De acordo com a Agência de Proteção Ambiental, um dos principais objetivos dos POPs é determinar como o equipamento é mantido, ajustado e usado. No entanto, os SOPs também podem abranger mais processos analíticos, o que significa que eles podem ser aplicados em uma variedade de contextos de negócios.
Saúde e segurança
Os procedimentos operacionais padrão mantêm a saúde e a segurança de todos os trabalhadores. Especialmente em ambientes de fabricação onde o equipamento pesado está envolvido, os SOPs podem ajudar a garantir que os funcionários operem equipamentos para evitar lesões. Os SOPs podem exigir horários regulares de limpeza e manutenção. Essas atividades são importantes para a operação segura das máquinas, mas são facilmente esquecidas quando os funcionários estão trocando de turno e não há registros escritos. Os SOPs também mostram como executar o equipamento com segurança durante o uso regular. Um documento da Iowa State University sugere o uso de diagramas e palavras para tornar as instruções claras.
Consistência dos Resultados
Em ambientes laboratoriais, a Agência de Proteção Ambiental sugere que seguir as regras estabelecidas pelos órgãos reguladores nem sempre é suficiente. Os trabalhadores às vezes fazem pequenas mudanças no procedimento padrão com base nos requisitos mais específicos de um experimento em particular. Quando essas alterações não são documentadas, os resultados experimentais podem diferir entre equipes de técnicos usando métodos ligeiramente diferentes. Escrever procedimentos operacionais padrão específicos para a linha de negócios da sua empresa garante que todos estejam trabalhando da mesma maneira, limitando o custo de testes adicionais para explicar resultados inconsistentes.
Conformidade regulamentar e legal
Escrever um procedimento operacional padrão com os requisitos de um órgão regulador em mente garante que as práticas em sua organização estejam de acordo com as expectativas do setor. Os procedimentos documentados também ajudam a agilizar as auditorias internas e externas. Por exemplo, se a sua empresa mantém a certificação ISO, você pode ajudar os auditores externos fornecendo cópias escritas de seus procedimentos em conformidade com a ISO. Eles podem, então, aconselhá-lo exatamente onde os trabalhadores estão aquém do processo. Os SOPs também protegem você de processos judiciais - por exemplo, se um funcionário for ferido no trabalho após não seguir as práticas recomendadas documentadas. Os SOPs nas configurações do escritório também podem garantir a conformidade legal. Por exemplo, um SOP para negociar acordos de negócios no exterior pode impedir que os executivos entrem em território ilegal de suborno.
Maior Eficiência e Produtividade
As pessoas precisam de consistência para serem mais produtivas. Quando não há dúvida sobre qual formato um documento deve tomar, se o equipamento deve ser limpo e onde os suprimentos devem ser armazenados, as pessoas podem simplesmente fazer o seu trabalho sem parar para fazer perguntas. A padronização de tudo é impossível e contraproducente, pois os funcionários precisam de alguma flexibilidade para resolver problemas. No entanto, escrever POPs para procedimentos rotineiros regulares pode aumentar a eficiência no trabalho. Por exemplo, um SOP para nomeação de arquivos pode reduzir o tempo necessário para localizar documentos e promover o trabalho em equipe entre departamentos.
