Se sua organização tiver mais de um funcionário e esses funcionários viajarem ou fizerem compras para a empresa em seus cartões de crédito pessoais, você precisará de uma política de reembolso por cartão de crédito.As políticas de reembolso do cartão de crédito permitem que você determine quais despesas serão pagas, estabeleça um teto para as despesas e informe aos funcionários como funciona o processo de reembolso.
Determinar se é necessária pré-aprovação
O reembolso dos gastos com cartão de crédito dos funcionários pode ser um pesadelo no orçamento, se os recursos humanos e a contabilidade não tiverem ideia de que tipo de cobrança esperar. A exigência de pré-aprovação para alguns ou todos os gastos com cartão de crédito pode eliminar o choque de etiqueta durante a reconciliação das despesas de reembolso do cartão de crédito. Formulários de autorização de viagens ou despesas e ordens de compra podem ajudar os gerentes a evitar gastos não autorizados, ao mesmo tempo em que ajudam os recursos humanos e a contabilidade a obter uma idéia dos custos que serão reembolsados.
Definir limites de despesas
Limitar reembolsos de cartão de crédito, definindo limites para despesas, é outra maneira pela qual as políticas de reembolso de cartão de crédito podem ajudar a evitar problemas orçamentários. A definição de limites de gastos para refeições, hotéis e entretenimento manterá os reembolsos de viagem sob controle, enquanto reembolsos por serviços ou materiais devem ser controlados por meio de pedidos de compras ou de pré-autorização. Os subsídios padrão para refeições, por exemplo, podem eliminar a necessidade de os empregados entregarem os recibos e são úteis para organizações que processam uma grande quantidade de reembolsos.
Definir quais despesas serão reembolsadas
Qualquer política de reembolso por cartão de crédito deve definir claramente quais despesas serão reembolsadas. Enquanto os custos de alimentação, viagens e hospedagem são custos padrão para reembolso, a cultura da empresa pode impor outros custos que estão sujeitos a reembolso, como custos para entreter clientes, incluindo ou excluindo bebidas alcoólicas e serviço de lavanderia para viagens de negócios prolongadas. Sua política deve definir quais custos podem ser reembolsados e quando, para evitar o abuso de contas de despesas pelos funcionários.
Determinar o que é necessário para substanciar o reembolso
O reembolso de despesas com cartão de crédito de funcionários pode se tornar rapidamente problemático para contabilidade e recursos humanos se a política de reembolso não determinar a documentação necessária. Enquanto algumas empresas confiam em recibos individuais, outras usam recibos por e-mail ou cópias anotadas de extratos de cartão de crédito ou estabelecem abonos padrão para despesas mais reembolsáveis para evitar excesso de papelada. O volume de reembolsos da sua organização deve ditar sua política.
