Muitas empresas, grandes e pequenas, utilizam cartões de crédito emitidos pela empresa como uma forma de os funcionários realizarem pequenas compras ou pagarem outras despesas relacionadas a negócios. A fim de reduzir a possibilidade de uso indevido, políticas bem definidas para o uso do cartão devem ser comunicadas aos funcionários e seus supervisores. Essas políticas devem abordar questões como uso apropriado, segurança, limitações e procedimentos de revisão.
Responsabilidades do titular do cartão
Os funcionários selecionados para receber cartões de crédito corporativos devem ser responsabilizados pela segurança do cartão, bem como pela privacidade das informações relacionadas à empresa. Essa responsabilidade deve incluir manter o cartão em um local seguro, protegendo o número de identificação pessoal do cartão e revisando as declarações de atividade fraudulenta. Os cartões de crédito da empresa nunca devem ser usados por outra pessoa que não seja o titular do cartão. Cartões perdidos ou roubados devem ser comunicados ao emissor do cartão e à empresa o mais rápido possível.
Limites de gastos
Os cartões de crédito da empresa devem incluir limites de gastos de acordo com as necessidades previstas do funcionário. Esses limites devem ser comunicados ao funcionário, no momento da emissão, e estritamente observados. Os funcionários devem garantir que o uso não exceda esse limite ou incorrer em multas ou taxas acima do limite. Os cartões de crédito da empresa nunca devem ser usados para adiantamentos em dinheiro.
Relatório de uso
Os funcionários devem ser responsabilizados por relatórios de uso regular para o supervisor designado.Esses relatórios devem incluir uma explicação detalhada de encargos individuais, recibos originais e códigos contábeis apropriados da empresa. Essas informações devem ser anexadas ao extrato mensal aplicável e enviadas com tempo suficiente para evitar taxas de pagamento atrasadas.
Uso Pessoal
A menos que incluído como parte de um pacote de remuneração de funcionários, o uso pessoal de um cartão de crédito da empresa não deve ser permitido. O uso pessoal deve ser definido como qualquer despesa não diretamente relacionada à operação do negócio ou despesas relacionadas. O uso pessoal em uma situação de emergência deve exigir explicação adicional e reembolso imediato para a empresa.
Revisão de uso
A revisão do uso do cartão de crédito do funcionário deve ser realizada regularmente. Essa revisão deve ser conduzida tanto pelo supervisor imediato do funcionário quanto por um membro do departamento de contabilidade do negócio. O supervisor do funcionário deve ser responsável por determinar o uso conforme aplicável e apropriado para as responsabilidades de trabalho do funcionário. O departamento de contabilidade deve garantir que os pagamentos e créditos sejam processados adequadamente e que os limites de uso não tenham sido excedidos.
