Controles internos são políticas e procedimentos que as empresas usam para ajudar a evitar erros e fraudes, que podem incluir roubo, peculato, favoritismo ou erros de matemática em documentos financeiros. Você não precisa ser um contador público certificado ou ter um diploma em finanças para instituir controles internos úteis em sua empresa ou definir políticas a serem seguidas por seus funcionários.
Verifique os co-signatários e os signatários autorizados
Um dos controles internos mais comuns para pequenas empresas é a exigência de que os cheques sejam co-assinados. Isso ajuda a impedir que uma pessoa escreva um cheque a si mesmo ou aprova um pagamento inadequado. Se sua empresa gravar muitas verificações a cada mês, você poderá instituir uma política que exige apenas duas assinaturas em cheques com valor superior a um determinado valor em dólar, como US $ 500. Certifique-se de ter um cartão de assinatura em seu banco com as assinaturas de assinantes autorizados. Isso permite que o banco verifique as assinaturas antes de pagar qualquer cheque.
Reconciliações bancárias
Muitas empresas registram todos os seus pagamentos e recebimentos em um razão geral, que é um registro das transações financeiras da empresa. As entradas em um razão são baseadas em cheques escritos, em dinheiro e em dinheiro, depósitos eletrônicos ou pagamentos com cartão de crédito recebidos. Para ajudar a identificar erros de matemática e entradas fraudulentas, realize uma reconciliação bancária mensalmente, comparando seu extrato bancário ao seu razão geral. Seu extrato bancário incluirá todos os depósitos que você fez ou recebeu eletronicamente e mostra todos os pagamentos efetuados. Também incluirá todas as taxas bancárias pagas, permitindo que você inclua aquelas no seu razão geral.
Procedimentos de Procurement
Para garantir que você aproveite ao máximo as compras, crie um controle interno que defina políticas para fazer compras. Isso pode incluir apenas o uso de fornecedores aprovados, o que exige lances competitivos de fornecedores ou a realização de uma verificação de preços de vários fornecedores antes de escolher um deles. Isso pode incluir exigir que o gerente do escritório verifique os preços on-line em várias lojas de escritórios antes de fazer pedidos de materiais de escritório, móveis ou outros equipamentos.
Políticas de Reembolso
Crie uma política formal de despesas com funcionários para ajudar a reduzir os altos custos com viagens, hospedagem, entretenimento e refeições. Se você permitir que os funcionários reservem suas próprias viagens e hospedagens quando participarem de conferências ou feiras, eles poderão reservar voos e quartos que lhes garantam mais pontos de recompensa, em vez de escolher as reservas de menor custo. Exija que todas as despesas de viagem sejam aprovadas por um supervisor antecipadamente e que todos os formulários de reembolso de despesas incluam recibos.
Auditorias
Fazer com que um terceiro revise as compras, os registros financeiros, as folhas de ponto, os reembolsos de despesas e outras atividades comerciais podem ajudar a identificar e reduzir erros e fraudes. Auditorias internas permitem que um funcionário ou departamento revise o trabalho de outro. Auditorias externas trazem um contratado externo ou empresa para revisar o trabalho de sua equipe. Isso pode incluir a contratação de um contador público para revisar seus livros a cada mês ou trimestre. Realizar uma análise de inventário pode ajudá-lo a identificar se você tem ou não um problema com roubo, excesso de entrega ou quebra.
