Organizações e empresas de todos os portes podem se beneficiar de um sistema de registro telefônico para acompanhar chamadas telefônicas e informações de contato vitais. Por exemplo, profissionais como advogados e contadores confiam nos registros telefônicos para manter registros de clientes e registrar a quantidade de tempo faturável gasto servindo cada um deles.
Métodos Básicos de Log do Telefone
Use os registros do telefone para acompanhar chamadas telefônicas de entrada e saída. Registre dados sobre clientes, como números de telefone comercial e celular, e-mail e informações do site. Para registros de telefone tradicionais, mantenha os dados seguros colocando-os em um local seguro fora do alcance público quando não estiverem sendo usados. Em um sistema eletrônico, mantenha as mensagens seguras limitando a exposição aos dados e instalando uma senha. Se o escritório tiver uma recepcionista, integre o registro do telefone com ela para que as chamadas sejam retornadas de maneira rápida e eficiente. Dê a ela acesso às caixas de entrada dos usuários para que eles possam verificar as mensagens com facilidade.
Capacidades Avançadas
Organize o acesso remoto e encaminhamento do registro do celular ou do computador. Integre mensagens de texto e e-mail no sistema de registro telefônico para maior flexibilidade. Organize mensagens telefônicas em pastas pessoais para facilitar o acesso. Configure pastas públicas se você quiser compartilhar os dados com o restante do escritório. Configure as notificações para que você receba as mensagens assim que elas chegarem. Coloque chamadas não urgentes em uma pasta para o melhor gerenciamento de tempo. Estabeleça um sistema para retornar todas as chamadas telefônicas dentro de um período de tempo razoável e configure lembretes para que nenhuma chamada importante seja esquecida. Para um sistema de backup efetivo, organize grupos de distribuição para receber notificações.
Registros Telefônicos Tradicionais
Use um sistema de registro telefônico tradicional, anotando as informações em um bloco projetado para rastrear os chamadores e suas informações. Alguns pads de log de telefone vêm com um carbono para fazer automaticamente um registro duplicado para armazenamento. Antes da era eletrônica, executivos, funcionários de escritório e indivíduos acompanhavam as chamadas telefônicas, anotando nomes, números e outras informações em pedaços de papel ou blocos individuais projetados para esse fim.
MyWorkTools
Considere o uso do MyWorkTools, que oferece um documento de modelo do Word como um registro de telefone para chamadas de entrada e saída. A ferramenta pode ser usada como um sistema de gerenciamento de tempo e medição de produtividade que rastreia a data e a hora de cada chamada telefônica, número discado e duração da chamada, bem como a finalidade da chamada. A ferramenta pode economizar tempo, pois elimina a necessidade de gastar em média duas horas ou mais para fazer um registro telefônico semelhante manualmente.
Sistema Eletrônico PhonePad
Faça o download da versão de avaliação gratuita do sistema PhonePad, que usa um aplicativo do Windows para armazenar todas as informações de chamadas telefônicas em uma caixa de entrada. Ícones coloridos e codificação fornecem reconhecimento de status de mensagem instantânea e mensagens são organizadas para indicar se são novas, lidas ou precisam de acompanhamento. O PhonePad parece uma mensagem de papel para uma interface de usuário intuitiva. As mensagens são suportadas pela formatação de texto em diferentes fontes, cores, estilos e tamanhos. Várias mensagens podem ser abertas simultaneamente e mensagens de texto também são suportadas. O catálogo de endereços interno armazena dados anteriores do chamador.
PDA ou registros de telefone celular
Use um registro de telefone projetado para o seu PDA ou telefone celular, como o PhoneLog 2.0, para o dispositivo de telefone celular PalmPilot. O PhoneLog rastreia todas as mensagens recebidas e deixadas para outras pessoas. Além disso, é fácil criar uma lista que pode ser acessada rapidamente para chamadas de retorno. O PhoneLog fornece um registro completo de conversas. O sistema também é personalizável e pode ser facilmente integrado.
