O formulário W-2 é um documento fiscal essencial para os funcionários. Os W-2s registram os salários e outras remunerações de um funcionário, deduções de imposto sobre a folha de pagamento e outras informações retidas na fonte que devem ser informadas nas declarações de imposto de renda. O Internal Revenue Service diz que os funcionários devem receber seus formulários W-2 até 31 de janeiro, para que eles tenham tempo suficiente para preparar suas declarações fiscais.
Prazo de Distribuição W-2
O prazo para os empregadores distribuírem formulários W-2 é 31 de janeiro - embora a Receita Federal também afirme que os funcionários devem recebê-los até essa data. O IRS pode multar empregadores para cada W-2 tardio, com o valor dependendo de quanto tempo os W-2s são distribuídos, o tamanho do negócio e se a violação é deliberada ou não intencional. Um empregador pode solicitar uma extensão escrevendo uma carta ao IRS explicando porque ela não pode distribuir W-2s até o prazo final. Pedidos de prorrogação devem ser enviados para o Departamento de Devoluções de Informações do IRS em Kearneysville, WV. Marque a carta à atenção do Coordenador de Extensão de Tempo. O pedido de prorrogação deve ser enviado até 31 de janeiro.
Distribuição Eletrônica W-2
Tradicionalmente, os formulários W-2 são enviados pelo correio. Os empregadores também podem enviá-los eletronicamente, desde que o funcionário consinta e receba o W-2 até o final de janeiro. Os funcionários devem ser informados sobre os requisitos de hardware e software para receber formulários W-2 eletronicamente. Além disso, os empregadores devem informar os funcionários sobre como revogar o consentimento, se assim o desejarem. Os funcionários que não escolherem receber W-2s eletrônicos continuam recebendo formulários em papel.
