Embora todas as reuniões não precisem seguir estritamente as "Regras de Ordem de Robert", elas precisam ser planejadas com antecedência e seguirem a agenda definida. Uma das piores coisas que pode ocorrer em uma reunião é quando o líder perde o controle dos participantes e as discussões vão em várias direções. Nesses casos, pouco ou nada é realizado, e a reunião acaba com uma completa perda de tempo e uma marca contra o convocador.
Itens que você precisará
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Agenda
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Almofadas de papel
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Lápis
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Materiais audiovisuais e equipamentos
Planeje uma agenda específica, mesmo que apenas um item seja coberto. Dê amplo aviso a quem quer que seja para dar um relatório. A agenda explica a todos a razão pela qual a reunião está sendo realizada e o propósito final. A agenda também deve ter um cronograma, de modo que aqueles que freqüentam saibam planejar o resto do dia.
Forneça aos participantes uma cópia dos documentos que serão discutidos vários dias antes da reunião. Peça-lhes que estejam preparados para falar sobre o relatório e entrar com seus pensamentos e comentários. Você não quer ninguém lendo o jornal enquanto outros estão discutindo.
Estenda a apreciação a cada pessoa que contribui para a reunião. Tente obter informações de cada pessoa presente e agradeça a cada uma por sua participação com um comentário pessoal.
Envie a cada um dos participantes uma nota de acompanhamento com os principais pontos apresentados durante a reunião. Se for uma reunião formal com anotações, cada pessoa deve fazer uma revisão antes da próxima reunião do grupo.
Dicas
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Não deixe que uma pessoa chegue atrasada a cada reunião. Chegar atrasado uma ou duas vezes é certo, mas cada vez mostra completo desrespeito.
Aviso
Se parecer que a reunião estará ocorrendo mais de dez minutos depois da ordem do dia, faça uma votação sobre se deve continuar ou se reunir novamente.
