Às vezes pode ser difícil impor ordem e disciplina em uma reunião de associação de condomínio. Especialmente se alguma despesa importante ou mudança de regras está em discussão, você pode enfrentar muitos pontos de vista diferentes e nenhum consenso real sobre o caminho a seguir. É importante seguir o procedimento de reunião adequado para que todos possam ser ouvidos e as decisões possam ser tomadas com eficácia. Você também deve ler as regras do seu estado sobre associações de condomínios e garantir que está seguindo o procedimento legal relacionado à condução das reuniões.
Solicite itens da agenda para discussão de todos os membros do conselho, para garantir que todas as questões pendentes sejam abordadas.
Escreva e circule uma agenda com bastante antecedência da reunião, juntamente com as atas da reunião anterior. Pode ser mais eficaz se você tiver o endereço de e-mail de todos os proprietários para garantir uma distribuição eficiente. A agenda deve deixar claro a hora e o local da reunião e exatamente o que será discutido. Deve conter movimentos explicitamente declarados sobre negócios substantivos.
Assegure-se de ter uma secretária para tomar as atas apropriadas na reunião. Desta forma, as ações aprovadas na reunião serão devidamente registradas e poderão ser realizadas.
Permita um curto período no início da reunião para socializar, e tenha café ou outras bebidas à mão. Isso permite que os proprietários se misturem e criam uma atmosfera mais cooperativa e amigável.
Traga a reunião por encomenda com uma declaração de que o negócio formal começará agora. Certifique-se de que você tenha a atenção de todos antes de prosseguir para o negócio em mãos.
Aprovar a ata da reunião anterior, seja como está ou com quaisquer alterações que sejam aceitas pelos membros.
Apresentar todos os relatórios dos policiais que forem necessários para informar os proprietários de quaisquer ações tomadas em seu nome desde a última reunião.
Mover para o primeiro item do negócio. Indique a moção e peça discussão. Os membros devem ser reconhecidos pela mesa antes de falarem. Este sistema garante que a discussão não se degenere em um improdutivo, que pode acontecer se as emoções estiverem em alta em relação a uma questão particular do condomínio.
Mova a moção, seja como indicado pela primeira vez ou conforme emendado pela discussão, e depois faça uma votação.
Assegure-se de que o secretário da reunião anote a formulação exata da moção e o resultado da votação antes de prosseguir. Esta moção, então, guiará as ações subseqüentes da associação sobre essa questão em particular.
Trabalhe com cada item de negócio dessa maneira.
