A total conformidade com os estatutos da sua empresa significa que você deve realizar reuniões do conselho de administração, conforme prescrito por essas leis. Os membros têm controle sobre as ações que o conselho toma nessas reuniões, mas eles têm muito menos a dizer sobre como as reuniões acontecem. As atas das reuniões, interpretadas pelos tribunais como documentos legais, são tão significativas que, como coloca o consultor de negócios Carter McNamara, “… se não estiver na ata, isso não aconteceu”.
Descubra o que acontece em uma reunião típica da diretoria, analisando uma amostra de agenda na Ajuda da gerência. Personalize essa agenda para adequar-se à cultura e ao objetivo de sua empresa. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Indique alguém - geralmente o secretário do conselho - para tirar as atas da reunião. A ata deve conter informações recomendadas por McNamara: nome da empresa, data e horário da reunião, quem convoca a reunião, participantes, moções, conflitos de interesses que impedem um participante de votar, abstenções de votar e as razões apresentadas, quando reunião terminou e quem preparou a acta.
Decida se um quórum - a menor quantidade de membros necessários para agir - está presente. Como sugere o Comitê de Direitos Civis do Chicago Lawyers Under the Law Handbook, verifique o estatuto para descobrir quantos membros são necessários para um quórum. Na maioria das corporações, uma maioria simples fará. Por exemplo, um quadro com dez membros teria quorum se seis estivessem presentes.
Peça ao presidente do conselho que convoque a reunião, como nos minutos de amostra da Ajuda da administração. O secretário deve comparecer chamando os nomes dos membros do conselho que respondem em voz alta se estiverem presentes.
Pergunte se os membros do conselho revisaram os minutos da reunião anterior e se mudanças são sugeridas. Em seguida, pergunte aos outros membros se eles concordam com as mudanças. Observe a concordância e o desacordo. Depois vote sobre se as mudanças devem ser feitas. Se a maioria votar sim, anuncie que as mudanças serão feitas e distribuídas a todos os membros para aprovação na próxima reunião.
Peça aos presidentes das comissões para relatar os eventos desde a última reunião. Observe como os minutos de amostra a que McNamara se refere mostram aos membros que descrevem reuniões ou eventos que participaram.
Vote nas moções feitas pelos membros do conselho para realizar uma tarefa. Exemplos de moções são contratar um consultor para escrever subsídios, aprovar listas de verificação e demonstrações financeiras, e até mesmo enviar presentes para funcionários que estão doentes.
Peça aos membros do conselho que relatem “novos negócios” ou eventos futuros. Eles estão participando de conferências que outros participantes devem conhecer? Ou estão solicitando conselhos sobre um assunto específico?
Adie a reunião e anuncie a hora em que foi adiada. Indique a data, hora e local da próxima reunião. Especifique se o conselho continuará reunido em uma sessão “executiva” na qual os membros não membros do conselho não são permitidos.
