Ao planejar uma reunião em um hotel, você deve garantir que o departamento de vendas capte as necessidades do seu grupo corretamente para que você não seja sobrecarregado. Seu contato no hotel criará um currículo de grupo para sua reunião para compartilhar com outros departamentos e garantir que tudo o que você precisar no hotel seja fornecido. Um currículo de grupo é um perfil que inclui o propósito da sua organização de se encontrar no hotel, o número de pessoas presentes, o número de quartos de dormir e lugares de estacionamento necessários, catering e outras necessidades funcionais que o hotel fornecerá. Este perfil deve ser criado cerca de 14 dias antes do seu evento, para que seu cronograma se ajuste adequadamente.
Escreva tudo o que você precisa para a reunião e forneça ao seu contato de vendas do hotel para garantir que o hotel tenha recursos para atender às suas necessidades. Refeições, lanches, vagas de estacionamento, salas de reunião e quartos durante a noite são exemplos de itens que você deve compartilhar com o contato de vendas. Isso lhe dará uma idéia preliminar para a sua visão da reunião e o papel do hotel em fazê-lo funcionar sem problemas. Ele pode fornecer um formulário padrão para você preencher para capturar essas informações.
Criar datas de vencimento para registros de reuniões de participantes com relação à linha do tempo em que o contato de vendas do hotel precisa informar a equipe sobre as necessidades de sua reunião. Use incentivos para encorajar o registro antecipado, incluindo taxas de registro com desconto ou benefícios de conferência. Certifique-se de que os participantes saibam o que está disponível para uso no hotel e considere a inclusão de inscrições para atividades extras em seu formulário. Tratamentos de spa, jantares sem reunião e atividades de excursão são itens que você pode incluir se o hotel tiver recursos para fornecê-los e eles se encontrarem no escopo de sua reunião.
Comunique-se com o seu contato de vendas assim que ultrapassar a data final de vencimento, para garantir que ele conte as pessoas presentes e o que será necessário no hotel. Baseie qualquer número adicional na comunicação que você recebe de participantes em potencial que desejam participar, mas que desejam registrar-se no local e números históricos para o registro no local.
Solicite uma revisão do currículo do seu grupo duas semanas antes da reunião. Por esta altura, o currículo do grupo terá sido criado e estará pronto para ser compartilhado com o resto do hotel. Você quer ter certeza de que os números e atividades capturados pelo contato de vendas correspondem aos números e atividades planejados para a reunião. Faça perguntas para garantir que você entenda cada item de linha que está analisando. Leve imediatamente quaisquer discrepâncias à atenção do seu contato de vendas.
Revise sua fatura no hotel e associe-a às informações que você analisou no currículo do grupo e às informações de registro da sua organização após a conclusão da reunião. Verifique imprecisões e sobretaxas. Se você encontrar algum, entre em contato com seu contato de vendas e com o gerente de vendas para que eles possam ser corrigidos de acordo.
Dicas
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Solicite uma cópia física do currículo do grupo antes da reunião para mantê-lo em seus registros. Analise os formulários de resumo de grupos de amostra para ter uma ideia do que o departamento de vendas do hotel precisará antecipadamente. Comunique todas as mudanças importantes que afetarão sua participação em reuniões o quanto antes.
