Às vezes, um relacionamento com o cliente simplesmente não funciona. Talvez o cliente seja muito exigente, tenha expectativas irreais, pague com atraso ou simplesmente não se encaixe bem com sua empresa. Quando está claro que uma relação de trabalho não é mais sustentável, é hora de cortar os laços de maneira profissional e direta.
Seja profissional
Sua carta deve vir de você em papel timbrado da empresa. Tempo a entrega da carta para que você dê ao destinatário tempo suficiente para encontrar um substituto para seus serviços. Abordar o indivíduo com quem você trabalha, liderar com um reconhecimento do relacionamento e, em seguida, ir direto ao ponto. "Embora tenha sido meu prazer ser seu representante de relações públicas nos últimos cinco anos, a partir de 1º de maio de 2015, não poderei mais servir nessa capacidade."
Ofereça uma explicação
Explicar por que você está demitindo um cliente pode ser complicado, especialmente se o relacionamento foi amargo ou se você está preocupado que o cliente possa falar mal de você com outras pessoas. Uma opção é ser franco e indicar o motivo específico. “Infelizmente, temo que temos filosofias muito diferentes sobre o cumprimento de prazos e cronogramas de publicação, e não sinto mais que posso ser um defensor eficaz para você nesta posição.”
Se você preferir ser menos conflituoso, uma desculpa mais genérica pode evitar ressentimentos. Por exemplo, "tenho medo de ter me sobrecarregado e ser forçado a reduzir o número de clientes que represento".
Oferecer um cronograma de conclusão
A menos que um cliente tenha se comportado de uma maneira terrivelmente não profissional que exija o corte imediato de vínculos, estabeleça um cronograma para concluir os projetos pendentes. “Como planejado, terei seus kits de imprensa completos entregues até o final do mês. Também atualizarei os arquivos da imprensa em seu site e fornecerá cópias digitais e impressas dos vários discursos e apresentações que escrevi para você nos últimos anos. Uma nota final é anexada para sua conveniência ".
Faça uma referência
Se o seu cliente não foi apenas um bom ajuste para você, mas poderia ser um ativo valioso para um colega, ofereça uma indicação. “Gostaria de encaminhá-lo para uma colega, Jane Smith, da ABC Public Relations. Ela tem uma boa experiência em lidar com clientes em sua indústria e acho que suas personalidades e filosofias de negócios seriam uma boa combinação. Se você quiser que eu organize uma reunião, terei prazer em criar uma."
Escreva um fechamento cordial
Traga sua carta para um fim cordial e profissionalmente. Ofereça-se para discutir o assunto por telefone, se o cliente preferir. “Mais uma vez, obrigado pela oportunidade de representar sua empresa. Se você tiver alguma dúvida ou quiser discutir algo pessoalmente, sinta-se à vontade para entrar em contato diretamente comigo. Desejo-lhe sucesso contínuo em todos os seus esforços profissionais. ”
Proteja-se
Se você tiver qualquer escrúpulo em demitir um cliente do ponto de vista legal, peça a um advogado para rever os termos do seu contrato antes de escrever a carta. Você não deseja violar um contrato por escrito, deixar de cumprir as obrigações com as quais concordou ou deixar de notificar adequadamente.
