Os procedimentos de controle de documentos não precisam ser complexos. De fato, a complexidade aumenta a probabilidade de que o documento não seja adequadamente referenciado. Dito isso, o gerenciamento de informações é um dos processos mais importantes em qualquer organização. A dependência da correspondência eletrônica de dados aumenta a necessidade de atualizar continuamente os procedimentos de controle e armazenamento de dados. A falha em manter procedimentos adequados de controle de documentos pode resultar em enormes riscos financeiros. Felizmente, melhorias na tecnologia de controle de documentos e aplicativos de software criaram um novo mundo de melhores práticas.
Identificar processos críticos
Designe uma equipe de gerentes multifuncionais para identificar seus processos mais críticos relacionados ao fluxo de dados e informações. Acompanhe como os dados (e-mail, pesquisas com clientes, formulário do IRS, etc.) fluem do seu cliente para os arquivos do seu banco de dados. Compare cada processo de fluxo de dados e identifique tarefas comuns ou redundantes. Mapeie todos os processos de informação, desde o email até a conformidade corporativa, usando um fluxograma básico.
Criar Manual de Procedimentos
Procedimentos - para software e papel - devem definir como os documentos são aprovados antes e depois da atualização. Eles também devem detalhar como você atualiza e reaprove os documentos. Abordar como o sistema identificará alterações, ou seja, por data de edição ou alterações de fonte. Certifique-se de descrever o processo para decidir a obsolescência do documento. Entenda como evitar que documentos "obsoletos" sejam usados.
Garantir funcionalidade
Garanta que os documentos estejam disponíveis para as pessoas certas quando eles precisarem. Se você estiver convertendo para um sistema virtual, certifique-se de documentar cuidadosamente como o documento original será armazenado, se necessário. Finalmente, tenha uma solução de backup. Se mudar para um sistema automatizado, use uma estratégia de implantação de piloto. Após a conversão completa, aguarde três meses antes de destruir ou arquivar documentos em papel.
