O controle de documentos é usado para aumentar a eficiência de uma determinada organização, controlando as versões de um documento específico liberado. Isso garante que todos os funcionários tenham as versões corretas de um documento específico. Os padrões ISO são um conjunto de padrões internacionais que ajudam a padronizar processos dentro de empresas e também ajudam as empresas a manter registros adequados, de acordo com a Intelex. As empresas devem entender quais padrões se aplicam a seus negócios específicos e usar medidas de controle de documentos para garantir que esses padrões sejam seguidos.
Minimizando Papers
O controle de documentos geralmente procura reduzir ou eliminar documentos em papel, de modo que os documentos tenham menos impacto no ambiente e reduzam os custos da empresa, de acordo com a Intelex.
Facilidade de acesso
A facilidade de acesso também é um aspecto importante ao lidar com o controle de documentos. As empresas terão mais facilidade em manter as informações atualizadas se puderem, por exemplo, acessar facilmente essas informações da Internet.
Categorização
Os documentos devem ser organizados em categorias lógicas. Ao fazer isso, os documentos apropriados para uma determinada situação podem ser encontrados. Esses documentos são frequentemente organizados em categorias como política, procedimento, instrução de trabalho e formulários e registros, de acordo com o 9000 World. O ISO exige que documentos relevantes estejam disponíveis quando necessário.
Perícia
Os documentos devem ser revisados extensivamente antes de serem finalizados. Em muitos casos, esses documentos devem ser revisados por mais de um indivíduo, tanto para fins de supervisão quanto para garantir que erros não sejam cometidos com um par extra de olhos para detectar os erros, de acordo com o 9000 World. O ciclo de revisão deve incluir os trabalhadores envolvidos nos documentos e gerentes específicos que os supervisionam, pois eles terão mais experiência e serão capazes de entender os erros. A ISO exige que os documentos sejam aprovados para adequação antes da emissão.
Status de Revisão
As normas ISO exigem que os documentos sejam revisados e atualizados sempre que necessário. As condições em uma determinada empresa irão inevitavelmente mudar, e as atualizações devem ser adicionadas aos documentos quando lógicas. O status da revisão deve ser colocado no documento, de acordo com o 9000 World. Esses status incluem rascunho, revisão e aprovação. Documentos obsoletos que são mantidos pela empresa por qualquer motivo devem ser identificados como obsoletos.
Legibilidade
Os documentos devem ser sempre legíveis e acessíveis por aqueles que deles necessitam, de acordo com o 9000 World. A ISO exige que os documentos sejam atualizados quando recebem desgaste ou danos.
Distribuição
Não apenas os documentos que se originam de uma empresa devem ser controlados, mas os documentos originados no país também devem ser controlados, de acordo com a 9000 World. Muitos documentos, como documentos do usuário para produtos e maquinário de propriedade da empresa, devem ser claramente marcados e distribuídos para os indivíduos certos na empresa.
