Os procedimentos de controle de documentos são críticos para o processamento de faturas de contas a pagar. Eles ajudarão a garantir que você registre corretamente todas as faturas a pagar no livro-razão contábil e processe os pagamentos das faturas em tempo hábil. Um procedimento por escrito para o processamento de contas a pagar ajuda a aliviar erros no processamento e a evitar cobranças atrasadas por falta de pagamento de pagamentos em dia.
Carimbo de data na fatura
A pessoa responsável pela abertura da correspondência diária deve carimbar a data de cada fatura de contas a pagar recebida com a data do dia atual. O carimbo de data permite que você acompanhe o tempo necessário para pagar uma fatura na sua empresa. A pessoa que marcou a data das faturas deve anotar quaisquer diferenças de horário significativas entre a data de emissão da fatura e a data de recebimento. As faturas remetidas semanas após a geração podem precisar ser transferidas rapidamente pelo processo de contas a pagar para evitar cobranças atrasadas.
Codifique a fatura
O funcionário responsável por criar ou gerenciar a despesa grava o código da conta contábil apropriada na fatura e compara a fatura com o orçamento restante dessa conta de despesas. Se a conta do razão geral estiver acima do valor orçado, uma vez processada a fatura, o funcionário deve incluir uma explicação para o excedente na fatura.
Obter aprovação da fatura
Os gerentes são responsáveis por revisar e aprovar todas as faturas de contas a pagar que se enquadram em sua área de controle. O gerente revisa a codificação na fatura quanto à precisão e qualquer explicação sobre o excesso de orçamento para ser minuciosa. O gerente, em seguida, rubrica e marca a fatura para que o contador saiba que o gerente aprovou a fatura para pagamento.
Prepare o cheque
O contador revisa a fatura para garantir que as aprovações e explicações adequadas para os excedentes sejam incluídas na fatura. O contador também verifica novamente a codificação na fatura e questiona qualquer codificação que pareça estar com erro. Uma vez que o contador esteja satisfeito com a aprovação e codificação da fatura, ele prepara um cheque para pagamento.
As verificações comerciais devem incluir dois stubs de verificação: um esboço de verificação para o emissor e um esboço de seleção para o destinatário. O talão de cheques deve incluir a data da fatura, o número da fatura e o número da conta comercial, se o fornecedor tiver atribuído um. O stub de verificação do emissor pode incluir a codificação do razão geral, se desejado. Faça uma cópia da fatura para seus próprios registros e grampeie o stub de seleção do emissor na parte superior da fatura. Arquive a cópia da fatura para apoiar a despesa no caso de uma auditoria ou para pesquisa contábil.
