Sim, você aprendeu a fazer isso na escola primária - ou foi? No mundo real, há prefixos para nomes a serem considerados, números em nomes de empresas e outras empresas conhecidas apenas por acrônimos de seus nomes anteriores. De repente, arquivar alfabeticamente torna-se um pouco mais complicado. Para não "perder" um arquivo que está em algum lugar, mas não onde você pensou, você precisa de um sistema. Se você compartilhar esses arquivos com outras pessoas, o sistema precisará ser simples e fácil de comunicar. O arquivamento é feito por unidades. A primeira unidade é geralmente o sobrenome de uma pessoa. Se duas pessoas compartilham o mesmo sobrenome, você avança para a segunda unidade, que é o primeiro nome. Se eles compartilharem ambos, você avançará para a terceira unidade, como um nome do meio ou inicial.
Transponha nomes de indivíduos ao arquivar usando o seguinte sistema: sobrenome, nome ou inicial, nome do meio ou inicial. Por exemplo, John Q. Public seria arquivado como "Public, John Q."
Adicione prefixos aos sobrenomes ao sobrenome para criar uma palavra e um arquivo em ordem alfabética. Por exemplo, John Q. De Public seria arquivado como "DePublic, John Q."
Arquive um nome confuso como está escrito quando você não consegue distinguir o nome ou sobrenome. Por exemplo, Jon Q. John seria arquivado como "John, Jon Q".
Combine os sobrenomes hifenizados e compostos para formar uma unidade e arquivar adequadamente. Por exemplo, John Q. Doe-Public seria arquivado como "Doe-Public, John Q."
Títulos de arquivo que são uma parte intrínseca de um nome e na ausência de um sobrenome como a primeira unidade. Por exemplo, Saint John Q. seria arquivado como "Saint, John Q".
Arquive nomes completos com títulos com o título como a última unidade. Assim, o padre John Q. Public seria arquivado como "Public, John Q., Father".
Registre outros títulos e nomes de anexos como Sr., Jr., Sra. Ou Ph.D. como a última unidade. Por exemplo, John Q. Public, Jr. seria arquivado como "Public, John Q. Jr."
Arquive nomes de empresas que começam com um título como escrito. Por exemplo, “Dr. Pepper Bottling Company "deve primeiro ser arquivado como" Doctor ", depois por" Pepper ", etc.
Arquive todas as abreviaturas em nomes como se fossem soletradas. Exemplos incluem "Saint" para St., "Fort" para Ft. e "Manufacturing" para Mfg.
Arquive uma empresa como escrita, com duas exceções: Se o nome é de um indivíduo, primeiro o arquivo pelo sobrenome, ou se o nome da empresa é tão conhecido que seguir a regra causaria confusão. Assim, a John Q. Public Company seria arquivada como "Public, John Q. Company". No entanto, a Marshall Fields Company seria arquivada como "Marshall, Fields, Company".
Arquive um nome comercial composto de dois ou mais sobrenomes como escritos, com cada nome considerado como uma unidade discreta. Assim, o negócio "Public, Doe & Jones" seria arquivado como "Público", depois como "Doe" e, finalmente, como "Jones".
Arquive um nome de empresa formado primeiro por letras, com cada letra como uma unidade diferente. Por exemplo, "WOW Fun" seria arquivado na ordem "W", depois "O" e, em seguida, "W." "Diversão" seria a última unidade.
Arquive qualquer empresa com apóstrofos possessivos ou plurais como se eles estivessem ausentes. Por exemplo, "Men's Club" seria arquivado como "Mens" e depois "Club".
Desconsidere artigos, conjunções e preposições ao arquivar, a menos que o artigo, conjunção ou preposição seja uma parte intrínseca do nome. Por exemplo, O Fim de um Longo Dia seria arquivado como "Fim", "Longa" e Dia. "Os Stanford Cardinals, entretanto, seriam arquivados como" O "," Stanford "e, por último," Cardeais ". Outra exceção é quando as preposições começam um nome, a música "Under the Boardwalk" será arquivada primeiro em "Under" e depois em "Boardwalk".
Arquive os nomes numéricos como se tivessem sido escritos e forneça a números com mais de dois dígitos o valor numérico adequado. Por exemplo, "The 900 Club" seria arquivado primeiro em "Nine", depois em "Hundred" e finalmente em "Club".
Dicas
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Se um local de arquivo for um pouco confuso - como na situação dos dois primeiros nomes - coloque um arquivo fictício ou uma folha colorida de papel fazendo referência cruzada à outra opção.
Aviso
A menos que você queira passar uma hora ou mais procurando por um arquivo com erro de arquivamento, refaça seus arquivos corretamente. Qualquer sistema de arquivamento é inútil se não for usado de forma consistente.
